Điều 26. Hồ sơ, thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Hồ sơ đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng có 01 bộ (bản chính) gồm:
a) Công văn đề nghị cấp đổi của tập thể hoặc đơn đề nghị cấp đổi của cá nhân, hộ gia đình đối với hiện vật khen thưởng bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng hoặc vì lý do khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn hoặc sai lệch thông tin, có kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi;
b) Công văn đề nghị cấp đổi của cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương kèm theo danh sách đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng.
2. Thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng
a) Tập thể có công văn, cá nhân, hộ gia đình có đơn đề nghị cấp đổi gửi cơ quan, đơn vị, địa phương đã trình khen cho tập thể, cá nhân, hộ gia đình;
b) Cơ quan, đơn vị, địa phương tổng hợp, gửi công văn đề nghị cấp đổi có kèm theo danh sách và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng;
c) Căn cứ công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của cơ quan, đơn vị, địa phương, Sở Nội vụ tra cứu, tìm kiếm thông tin, thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng, đồng thời thu lại hiện vật khen thưởng hư hỏng.
Hiện vật khen thưởng cấp đổi do Sở Nội vụ chịu trách nhiệm mua sắm, in ấn theo mẫu quy định ở thời điểm hiện tại. Phía dưới bên phải bằng có con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền khen thưởng tại thời điểm hiện tại; phía dưới bên trái bằng ghi “Quyết định khen thưởng số, ngày, tháng, năm, số sổ vàng” và ghi “Bằng cấp đổi số, ngày, tháng, năm”.
3. Thời gian xử lý hồ sơ, trình Ủy ban nhân dân tỉnh cấp đổi hiện vật khen thưởng trong thời hạn 25 ngày làm việc từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
4. Hiện vật khen thưởng thu lại trong thực hiện cấp đổi do Sở Nội vụ xử lý, tiêu hủy theo quy định hiện hành.
5. Hằng năm, Sở Nội vụ có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả cấp đổi hiện vật khen thưởng thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.