Điều 11. Trình tự, thủ tục xét thưởng
1. Cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng giải thưởng tiến hành thông báo, tổng hợp việc sơ tuyển tác phẩm và lập danh sách tác phẩm vào xét giải, chuyển các tác phẩm được xét giải đến các thành viên Ban Giám khảo để thẩm định và tư vấn xếp loại tác phẩm. Thời gian để Ban Giám khảo tiến hành thẩm định và tư vấn được thực hiện không quá 04 tháng kể từ ngày hết hạn tham dự xét giải.
2. Sau khi có ý kiến của các thành viên Ban Giám khảo dưới hình thức biên bản chấm thi hoặc ý kiến đề nghị, cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng giải thưởng phải tiến hành:
a) Thu hồi lại tác phẩm dự xét giải và lập hồ sơ chuẩn bị xét giải, hồ sơ gồm:
- Danh sách kết quả sơ tuyển;
- Danh sách tác phẩm, tác giả được Ban Giám khảo đề nghị trao giải;
- Biên bản hoặc ý kiến của thành viên Ban Giám khảo.
b) Chuẩn bị các tác phẩm dự giải khi có yêu cầu của Hội đồng xét tặng giải thưởng đề nghị đưa ra xem xét.
c) Báo cáo và đề xuất họp Hội đồng xét tặng giải thưởng.
3. Thời gian lập hồ sơ và tổ chức họp xét giải của Hội đồng xét tặng giải thưởng không quá 20 ngày.
Ngay sau khi có kết quả cuộc họp, Chủ tịch Hội đồng xét tặng giải thưởng thông báo kết luận cuộc họp đến các thành viên và cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng giải thưởng.
4. Căn cứ kết quả xét giải theo biên bản họp của Hội đồng xét tặng giải thưởng, cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng giải thưởng thông báo kết quả xét giải thưởng công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng chậm nhất là 05 ngày sau khi nhận kết quả của Hội đồng xét tặng giải thưởng.
5. Sau 07 ngày công bố kết quả họp xét của Hội đồng xét tặng giải thưởng, cơ quan Thường trực của Hội đồng xét tặng giải thưởng tổng hợp hồ sơ trình Chủ tịch UBND tỉnh xét khen thưởng theo quy định.
6. Lễ trao thưởng sẽ được tổ chức nhân dịp kỷ niệm lễ Quốc khánh nước Cộng hòa XHCN Việt Nam (02/9) của năm xét giải.