Điều 7. Việc xử lý đơn do công dân trực tiếp đến gửi tại nơi tiếp công dân
1. Người tiếp công dân kiểm tra giấy tờ tùy thân của công dân; xem kỹ nội dung đơn (đơn phải có chữ ký của công dân, ghi rõ ngày ký; số chứng minh nhân dân, nơi cấp, ngày cấp; giới tính; địa chỉ liên lạc) và các tài liệu liên quan; rà soát tiến trình giải quyết; ghi vào sổ tiếp công dân các thông tin cá nhân của công dân và tóm tắt nội dung đơn. Trường hợp công dân đến trình bày trực tiếp thì người tiếp công dân có trách nhiệm hướng dẫn viết thành đơn hoặc ghi lại ý kiến trình bày và có chữ ký của công dân.
2. Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cấp mình:
a) Nếu công dân cung cấp đầy đủ các tài liệu thì người tiếp công dân viết biên nhận tiếp nhận đơn; trình lãnh đạo duyệt, giao đơn cho cơ quan, bộ phận chuyên môn thụ lý giải quyết;
b) Nếu công dân chưa cung cấp đầy đủ các tài liệu thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân bổ sung đầy đủ, sau đó mới tiếp nhận đơn. Việc hướng dẫn nêu trên chỉ thực hiện một lần;
c) Nếu đơn khiếu nại có chữ ký của nhiều người thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết thành từng đơn riêng để thực hiện việc khiếu nại.
Riêng khiếu nại trong lĩnh vực bồi thường, hỗ trợ thiệt hại, giải phóng mặt bằng và tái định cư, nếu đơn có chữ ký của nhiều người thì người tiếp công dân hướng dẫn họ cử đại diện, tối đa không quá 05 người, để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tổ chức tiếp xúc;
d) Khi tiếp nhận thông tin, tài liệu do người tố cáo cung cấp, người tiếp công dân phải làm biên nhận, có chữ ký của người tiếp công dân và công dân;
đ) Thời hạn xử lý đơn là 03 ngày, kể từ ngày nhận đơn (bao gồm tiếp nhận đơn; trình Lãnh đạo duyệt và chuyển đơn cho cơ quan, bộ phận chuyên môn thụ lý giải quyết đơn).
3. Đơn không thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cấp mình hoặc không đủ điều kiện thụ lý theo quy định tại Điều 6 của Quy định này:
a) Người tiếp công dân có quyền từ chối nhận đơn và hướng dẫn bằng văn bản (nếu công dân có yêu cầu) để công dân gửi đúng người có thẩm quyền giải quyết.
Riêng đơn tố cáo, người tiếp công dân phải chuyển đơn hoặc bản ghi nội dung tố cáo và các tài liệu, chứng cứ liên quan (nếu có) đến người có thẩm quyền giải quyết.
b) Nếu thấy vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cấp dưới nhưng quá thời hạn quy định mà chưa được giải quyết thì người tiếp công dân kiến nghị Thủ trưởng cơ quan cấp mình chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra kết quả giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cấp dưới và áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để xử lý đối với người thiếu trách nhiệm hoặc cố ý trì hoãn việc giải quyết đơn của công dân.
4. Người tiếp công dân có trách nhiệm trả lời tiến độ giải quyết đơn cho công dân tại buổi tiếp công dân khi được yêu cầu.
5. Trường hợp khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật buộc thôi việc đối với cán bộ, công chức đã được giải quyết lần đầu nhưng người khiếu nại không đồng ý mà khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai và khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền thì xử lý như sau:
a) Trường hợp chỉ có một người vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của Tòa án. Cơ quan đã thụ lý việc giải quyết khiếu nại phải chuyển toàn bộ hồ sơ giải quyết khiếu nại cho Tòa án có thẩm quyền;
b) Trường hợp có nhiều người mà họ vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai hoặc trong đó có người khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, có người khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai.