Điều 12. Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại
1. Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận phiếu chuyển đơn của Tổ Tiếp công dân thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận (sau đây gọi tắt là Tổ Tiếp công dân), cơ quan thụ lý phải tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ra quyết định thụ lý để giải quyết khiếu nại và thông báo việc thụ lý bằng văn bản cho người khiếu nại biết.
2. Việc thụ lý để giải quyết khiếu nại quy định tại khoản 1 và 2 Điều 10 Quy định này được tiến hành theo trình tự sau:
a) Cơ quan thụ lý nghiên cứu nội dung đơn, quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính bị khiếu nại và các chứng cứ kèm theo; lập kế hoạch tiến hành xác minh và tờ trình đề xuất, kèm với dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại;
b) Thời hạn xác minh, lập tờ trình đề xuất và chuyển giao hồ sơ giải quyết khiếu nại đến Tổ Hành chính thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận (sau đây gọi tắt là Tổ Hành chính) là 20 ngày, kể từ ngày thụ lý. Đối với vụ việc phức tạp, thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý. Trường hợp cần trưng cầu giám định thì thời gian thực hiện công việc này không quá 20 ngày.
3. Việc thụ lý để giải quyết khiếu nại quy định tại khoản 3 Điều 10 Quy định này được tiến hành theo trình tự sau:
a) Cơ quan thụ lý tiếp tục củng cố hồ sơ (do Thủ trưởng cơ quan thuộc quận có con dấu riêng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường cung cấp), lập biên bản làm việc với người khiếu nại, người bị khiếu nại để xác định rõ yêu cầu của người khiếu nại; lý do quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại; tổ chức xác minh những tình tiết mới mà người khiếu nại cung cấp (nếu có) và lập tờ trình đề xuất.
b) Thời hạn xác minh, lập tờ trình đề xuất và chuyển giao hồ sơ giải quyết khiếu nại đến Tổ Hành chính là 25 ngày, kể từ ngày thụ lý. Đối với vụ việc phức tạp, thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 35 ngày, kể từ ngày thụ lý. Trường hợp cần trưng cầu giám định thì thời gian thực hiện công việc này không quá 20 ngày.
4. Trường hợp cơ quan thụ lý đã gửi giấy mời đến người khiếu nại 02 lần, thông qua Ủy ban nhân dân phường (nếu là cán bộ, công chức thì thông qua cơ quan nơi người đó hiện đang công tác) nhưng người khiếu nại không đến thì cơ quan thụ lý tạm ngưng thụ lý và lưu hồ sơ. Sau đó, nếu người khiếu nại có yêu cầu tiếp tục giải quyết khiếu nại thì cơ quan thụ lý hướng dẫn người khiếu nại nộp đơn mới.
5. Trường hợp cơ quan thụ lý đã gửi giấy mời đến người bị khiếu nại và các bên liên quan 02 lần, thông qua Ủy ban nhân dân phường (nếu là cán bộ, công chức thì thông qua cơ quan nơi những người này hiện đang công tác) nhưng những người này không đến thì cơ quan thụ lý giải quyết việc khiếu nại trên cơ sở hồ sơ hiện có.
6. Trường hợp cơ quan thụ lý đã có văn bản đôn đốc 02 lần việc cung cấp tài liệu, hồ sơ mà cơ quan có liên quan thuộc quận không thực hiện thì sau 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đôn đốc lần thứ hai, cơ quan này phải chịu trách nhiệm về hậu quả xảy ra do hành vi không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.
7. Thành phần hồ sơ giải quyết khiếu nại trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận:
a) Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại;
b) Văn bản trả lời của người bị khiếu nại (phải trả lời đầy đủ những chi tiết người khiếu nại nêu trong đơn);
c) Biên bản thẩm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định, biên bản đối thoại trực tiếp;
d) Tờ trình đề xuất giải quyết;
đ) Dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại;
e) Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ phải được đánh số trang theo thứ tự tài liệu và được lưu giữ theo quy định của pháp luật. Trường hợp người khiếu nại tiếp tục khiếu nại hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án thì hồ sơ đó phải được chuyển cho cơ quan hoặc Tòa án có thẩm quyền giải quyết khi có yêu cầu; cơ quan thụ lý phải lưu trữ một bộ hồ sơ để theo dõi.
8. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét và ký quyết định giải quyết khiếu nại trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ. Quyết định giải quyết khiếu nại được gửi cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan và Ủy ban nhân dân thành phố (nếu là quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu) trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày ký quyết định. Cơ quan thụ lý có trách nhiệm phối hợp với Ủy ban nhân dân phường nơi xảy ra khiếu nại phát hành quyết định.