Điều 34. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Bộ trưởng Bộ Tài chính giao trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ cho Văn thư Bộ quản lý, sử dụng theo quy định. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, các đơn vị ngành Tài chính giao trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa của đơn vị (nếu có) cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật tại phòng làm việc của người được giao quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
4. Khi đơn vị có quyết định sáp nhập, hoặc chia tách thành các đơn vị mới, hoặc giải thể thì đơn vị phải nộp con dấu cũ/thiết bị lưu khóa cũ cho Văn phòng/Tin học cơ quan, đơn vị từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành. Văn phòng/Tin học cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ/thiết bị lưu khóa bí mật cũ và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới/cấp lại thiết bị lưu khóa bí mật mới cho cơ quan, đơn vị (đối với thiết bị lưu khóa bí mật, Tin học cơ quan, đơn vị làm đầu mối thực hiện thủ tục cấp).
5. Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, người quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đối đầu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo kịp thời cho cơ quan công an địa phương, lập biên bản và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đồng thời phối hợp xử lý theo quy định của pháp luật.
6. Đối với đơn vị có từ hai (02) con dấu/thiết bị lưu khóa bí mật: Việc quản lý, sử dụng con dấu/thiết bị lưu khóa bí mật thứ hai thực hiện như đối với con dấu/thiết bị lưu khóa bí mật thứ nhất.
7. Thủ trưởng đơn vị và người được giao quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật.