Điều 23. Tiếp nhận và phân loại văn bản đến
1. Đối với văn bản giấy
a) Tiếp nhận văn bản giấy
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn khác nhau, trong giờ hoặc ngoài giờ hành chính, Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” và hẹn giờ đến), Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải thông báo ngay cho người chuyển văn bản đến và báo cáo ngay cho người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản xác nhận sự việc với người chuyển văn bản đến.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax, Văn thư cơ quan phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Đối với văn bản khẩn có hẹn giờ đến, gửi đến cơ quan Bộ Tài chính ngoài giờ hành chính: Bộ phận Bảo vệ (Phòng Quản trị, Cục Kế hoạch - Tài chính) có trách nhiệm ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Phòng Tổng hợp - Thư ký, Lãnh đạo Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ để xử lý. Các văn bản khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên Bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và bàn giao cho Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc hôm sau.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, đơn vị thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, đơn vị thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Những bì có đóng dấu mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
+ Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản có nội dung cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
2. Đối với văn bản điện tử
a) Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a Khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư cơ quan phải trả lại văn bản cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan phải báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
c) Đối với văn bản điện tử yêu cầu thời gian xử lý gấp gửi đến Bộ Tài chính ngoài giờ hành chính qua Trục liên thông văn bản quốc gia: Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí công chức tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trên Hệ thống. Phòng Tổng hợp - Thư ký, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí công chức tiếp nhận văn bản đến trình Lãnh đạo Bộ trên Hệ thống. Văn thư đơn vị tiếp nhận trên Hệ thống trình Thủ trưởng đơn vị để xử lý.