Điều 20. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi được ký, đóng dấu lưu hành.
2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
4. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền:
a) Đối với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính: Thực hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 13 và Khoản 4 Điều 14 Quyết định số 258/QĐ-BTC ngày 26/02/2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử qua chương trình quản lý văn bản và điều hành cơ quan Bộ Tài chính.
b) Đối với các đơn vị ngành Tài chính: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c Khoản 1 Điều 27 Quy chế này.
7. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, khi đóng dấu và lưu hành văn bản, đơn vị chủ trì soạn thảo phải gửi file văn bản về địa chỉ thư điện tử [email protected] để gửi đăng Công báo theo quy định (trừ văn bản mật thì thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước).
8. Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện.
a) Khi giao bi văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.
b) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
c) Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
9. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
a) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi đúng hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.