Điều 6. Đóng nhật ký chứng từ.
- Các chứng từ sau khi đã sắp xếp theo trật tự như trên, nhân viên làm thủ tục bảo quản chứng từ chịu trách nhiệm đóng nhật ký chứng từ thành tập chắc chắn, gọn gàng theo từng ngày. Ngoài cùng của tập nhật ký chứng từ phải có bìa cứng, đai để bảo vệ, trên bìa có ghi các yếu tố: + Tên đơn vị Ngân hàng:.......................... + Cặp chứng từ:.................................. + Số lưu trữ:................................... + Thời hạn lưu trữ: ........ngày hết hạn lưu trữ:....... + Tập số:...../Tổng số tập trong ngày:................. + Ngày....Tháng ...năm ............................... + Tập nhật ký chứng từ này gồm có...... chứng từ (đã đánh số từ 01 đến.....) Người đóng và đánh số chứng từ (ký tên và ghi rõ họ tên). - Trường hợp số lượng chứng từ phát sinh trong ngày nhiều thì có thể chia và đóng thành nhiều tập nhỏ theo cặp (theo quy định trên). Ngoài bìa mỗi tập phải ghi cặp chứng từ loại, ký hiệu, thứ tự các tập và tổng số tập trong ngày; Ví dụ trong ngày có 4 tập, thứ tự của mỗi tập ghi là: tập 1/4 ngày ..., tập 2/4.... - Trường hợp khối lượng chứng từ hàng ngày ít thì được đóng nhiều ngày (3 hoặc 5 ngày) thành 1 tập nhưng giữa các ngay phải có bìa ngăn cách, bìa ngoài cùng của tập chứng từ phải ghi rõ chứng từ tập... .ngày... (từ số... đến số...) đến.....ngày...(từ số... đến số ...) mỗi tập chỉ ghi một số thứ tự (Bắt đầu từ 01 đến hết) - Đối với các chứng từ quan trọng (có thời hạn lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn), bản chính được lưu vào hồ sơ riêng, đến cuối tháng, nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải lập bảng liệt kê (kê riêng theo từng loại thời hạn bảo quản) các chứng từ quan trọng đã phát sinh trong tháng, trên bảng liệt kê phải ghi rõ: Chứng từ phát sinh ngày...tháng...năm...; loại nghiệp vụ...; loại chứng từ.. .; thời hạn bảo quản..., sau đó tập hợp đầy đủ các chứng từ có cùng thời hạn lưu trữ để đóng lại thành tập, mỗi thời hạn bảo quản đóng thành một tập riêng kèm theo bảng kê, ví dụ: Tập chứng từ bảo quản vĩnh viễn; tập chứng từ bảo quản lâu dài..., các chứng từ trong mỗi tập được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh.