Điều 4. Các chứng từ kế toán đã hạch toán phải được chuyển giao hết cho nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ. Khi nhận chứng từ, nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải kiểm soát lại các chứng từ trong ngày và bảo đảm tập hợp đầy đủ toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày (Bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc kèm theo) và xử lý:
1- Tiến hành phân loại các chứng từ kế toán theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nước
1. 1 Loại lưu trữ vĩnh viễn: Là các chứng từ quan trọng, có liên quan lâu dài đến hoạt động của Ngân hàng Nhà nước, như: - Các cơ sở pháp lý để lập các chứng từ kế toán liên quan đến vốn và tài sản Nhà nước giao cho Ngân hàng Nhà nước quản lý, như: + Chứng từ về tịch thu, trưng mua lại, tạm gửi, tạm giữ vàng bạc ngoại tệ (Bao gồm chứng từ thu vào, xuất ra, quyết định thu, trả thanh toán...). + Chứng từ, văn bản liên quan đến tài khoản phát hành tiền và lưu thông (Quyết định của Chính phủ, Quyết định cung ứng tiền, quyết định của Thống đốc về xuất quỹ dự trữ). + Hồ sơ thanh toán công nợ trong nước, thanh toán công nợ với nước ngoài. + Chứng từ pháp lý liên quan đến việc "chi quỹ điều hoà ngoại tệ theo lệnh của Chính phủ", về "Phát hành theo các mục đích chỉ định". + Các giấy tờ liên quan khoản vay dài hạn, vay nợ nước ngoài của Ngân hàng Nhà nước. - Các chứng từ liên quan đến vốn và tài sản của bản thân ngành Ngân hàng, hoặc vốn và tài sản của Nhà nước cấp cho ngành Ngân hàng để xây dưng cơ bản, mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài như: + Hồ sơ bàn giao tài sản (khi giải thể, tách hoặc sát nhập đơn vị). + Chứng từ liên quan đến xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định như các chứng từ, tài liệu liên quan đến trụ sở làm việc, nhà ở, kho tàng, đất đai (Hồ sơ về đất đai, sơ đồ thiết kế thi công các công trình nói trên...) lưu trữ vĩnh viễn.
1. 2 - Loại chứng từ lưu trữ có thời hạn, gồm: - Loại lưu trữ lâu dài: là các chứng từ kế toán từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc phải qua một thời gian lưu trữ và cần thiết trong công tác xem xét, tra cứu, điều tra, tham khảo... như: + Chứng từ thanh toán nợ dân, dân nợ và các khoản tồn động lâu ngày chưa xử lý (biên lai trên mức thu đổi, chứng thư gửi tiền tiết kiệm của ngân hàng quốc gia trước đây...). + Chứng từ liên quan đến xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định như: (Ô tô, máy vi tính...). + Chứng từ liên quan đến các vụ việc đã và đang trong quá trình tố tụng. + Hồ sơ, công văn, giấy tờ quan trọng khác liên quan đến công tác hạch toán kế toán của ngành Ngân hàng. + Chứng từ, hồ sơ vay nợ, thanh toán viện trợ ký với nước ngoài của Chính phủ. + Chứng từ liên quan đến việc tiêu huỷ tiền (Biên bản xác nhận kết quả tiêu huỷ tiền )... - Loại lưu trữ ngắn hạn: Là các chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày liên quan đến thu nhập, chi phí thường xuyên và các khoản khác của Ngân hàng (Trừ những loại đã lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn) như: + Báo cáo tên hàng; + Nhật ký chứng từ; + Biên bản thanh lý tài sản... 2 - Cách tổ chức lưu trữ các chứng từ lâu dài, vĩnh viễn: - Tách các loại chứng từ quan trọng có thời hạn lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn đã nêu ở trên để photo copy thêm một bản (Kể cả chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc): + Bản photo copy được đóng vào tập nhật ký chứng từ để lưu trữ, trên bản photo copy phải có chữ ký của trưởng phòng kế toán và nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ xác nhận việc photo copy y nguyên bản chính. + Bản chính lưu vào một hồ sơ riêng để thường xuyên theo dõi, tra cứu và xử lý. Tập hồ sơ này được bảo quản theo thời hạn quy định lâu dài hoặc vĩnh viễn. + Các Ngân hàng phải mở sổ theo dõi riêng việc quản lý, sử dụng các chứng từ này.