Điều 10. - Kho lưu trữ phải có đầy đủ dụng cụ chứa đựng và bảo quản tài liêu như tủ, giàn giá, phương tiện phòng hoả, cứu hoả, các biện pháp chống mối mọt, ẩm ướt, chuột cắn, hư hỏng mất mát...và bố trí một thủ kho lưu trữ chuyên trách. Trường hợp chưa có kho lưu trữ hoặc kho lưu trữ không đủ chỗ thì phải bảo quản chứng từ kế toán vào tủ hoặc hòm có khoá để ở gian kho khác và thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản tất cả những tài liệu để ở tủ, hòm này.
* Chịu trách nhiệm đối với chứng từ: - Đối với các chứng từ bảo quản ở phòng kế toán: Nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải chịu trách nhiệm về bảo quản chứng từ đầy đủ, nguyên vẹn, an toàn, không để xảy ra thiếu, mất mát, hư hỏng, sửa chữa tẩy xoá hoặc bị cháy chứng từ trong suốt thời gian bảo quản tại phòng kế toán và không được phép cho bất cứ người nào xem hoặc mượn nếu không được sự đồng ý của trưởng phòng kế toán. - Trưởng phòng kế toán phải chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp và số lượng chứng từ phù hợp với số liệu ghi trên các tập chứng từ đã được đóng bó (hoặc bao, hòm, thùng) đã niêm phong (hoặc khoá) như khi bàn giao cho thủ kho lưu trữ. - Thủ kho lưu trữ chịu trách nhiệm trong các trường hợp: + Thiếu, mất, hư hỏng, bị phá hoại hoặc sửa chữa, tẩy xoá chứng từ khi bị mất dấu niêm phong (hoặc khoá bị phá) trên các bó, bao, hòm, thùng đựng chứng từ lưu trữ; hoặc dấu niêm phong vẫn còn những không phải là dấu đã niêm phong khi nhận bàn giao giữa bộ phận kế toán và khó lưu trữ. + Chứng từ bị hư hỏng do ẩm ướt, mối xông, chuột cắn hoặc bị cháy. + Mất cả bó, bao, hòm, thùng có đựng chứng từ trong đó. + Các trường hợp chứng từ bị mất mát, hư hỏng khác do thủ kho thiếu trách nhiệm trong việc bảo quản gây nên.