Điều 19. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức hàng năm phải lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành theo đúng thời gian quy định.
b) Trường hợp đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nếu được chấp thuận thì lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lại không quá hai năm.
c) Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp
a) Tài liệu hành chính: sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc.
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm, kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Tài liệu phim điện ảnh, ảnh, microphim, tài liệu băng ghi âm, ghi hình, tài liệu đĩa từ và các tài liệu khác: sau 3 tháng, kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp tài liệu
Cán bộ, công chức, viên chức hoặc các đơn vị trong cơ quan, tổ chức khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành phải lập biên bản giao nhận tài liệu kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.