Điều 18. Lập hồ sơ hiện hành
1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a) Lập bản danh mục hồ sơ;
b) Mở hồ sơ;
c) Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ;
d) Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ;
e) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;
b) Các tài liệu thu thập được đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh nội dung diễn biến của sự vụ, sự việc đúng trình tự vấn đề;
c) Tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.