Điều 7. Thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được lưu giữ theo hồ sơ công việc, chuyên đề, lĩnh vực, có bảng thống kê chi tiết kèm theo và phải được bảo vệ bằng biện pháp thích hợp, bảo đảm an toàn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương quy định. Mẫu thống kê bí mật nhà nước thực hiện theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA.
2. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương phải phân loại, thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đã tiếp nhận, phát hành theo trình tự thời gian và độ mật. Đơn vị và người được giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm tiến hành thu hồi, đưa vào lưu trữ cơ quan các tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khi đã giải quyết xong theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Trường hợp hồ sơ, tài liệu có độ Tuyệt mật, Tối mật và xét thấy cần thiết, đơn vị và người được giao nhiệm vụ lưu giữ có thể niêm phong, đóng dấu giáp lai đồ dùng, hộp đựng tài liệu sau khi giao, nhận để đưa vào bảo quản, lưu trữ.
3. Nơi lưu giữ, bảo quản tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được xây dựng kiên cố; cửa ra, vào phải có khóa bảo vệ; trang bị phương tiện phòng, chống cháy, nổ, đột nhập, lấy cắp bí mật nhà nước và có phương án bảo vệ.
Tùy theo tính chất của từng nơi cất giữ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước để áp dụng các biện pháp bảo vệ thích hợp với nguyên tắc bảo đảm an toàn tuyệt đối, nội quy bảo vệ chặt chẽ; trường hợp cần thiết bố trí, phân công cán bộ, công chức, viên chức hoặc bố trí lực lượng bảo vệ theo quy định.
4. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khi sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoài (đĩa mềm, thẻ nhớ, USB,...) để soạn thảo, lưu trữ bí mật nhà nước phục vụ công tác phải đăng ký quản lý, kiểm soát chặt chẽ và có biện pháp đảm bảo an toàn cho thiết bị khi lưu trữ. Khi không còn sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoài có trách nhiệm bàn giao cho cơ quan, đơn vị, địa phương cấp để quản lý theo quy định.
Máy chủ, máy tính phục vụ công tác soạn thảo, lưu trữ bí mật nhà nước phải áp dụng các giải pháp đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu và kiểm soát, vô hiệu hóa chức năng thu phát sóng vô tuyến của máy chủ, máy tính; kiểm tra an ninh, an toàn thông tin các phần mềm, thiết bị trước khi cài đặt, lắp đặt, đảm bảo có nguồn gốc xuất xứ, bản quyền hoặc do cơ quan chuyên môn cấp, lắp đặt; có hồ sơ, sổ ghi chép đầy đủ các thông tin, diễn biến của máy chủ, máy tính để theo dõi, quản lý.