Điều 16. Tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được quy định như sau:
a) Người có thẩm quyền quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều 6 Quy chế này có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước;
b) Người đang quản lý tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được quyền tiêu hủy trong trường hợp nếu không tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ngay sẽ gây nguy hại cho lợi ích quốc gia, dân tộc và báo cáo ngay bằng văn bản về việc tiêu hủy với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương;
c) Người soạn thảo, phát hành, in, sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm tiêu hủy, làm biến dạng các bản nháp, dư thừa, bị hỏng, không cần thiết phải lưu giữ.
2. Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đảm bảo các yêu cầu:
a) Không để bị lộ, bị mất bí mật nhà nước;
b) Quá trình tiêu hủy phải tác động vào tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước làm thay đổi hình dạng, tính năng, tác dụng;
c) Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước sau khi tiêu hủy không thể phục hồi hình dạng, tính năng, tác dụng, nội dung.
3. Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này được quy định như sau:
a) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương quy định tại điểm a khoản 1 Điều này quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước;
b) Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bao gồm đại diện lãnh đạo cơ quan, đơn vị, địa phương trực tiếp lưu giữ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước làm Chủ tịch Hội đồng; người trực tiếp lưu giữ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước và đại diện cơ quan, tổ chức có liên quan đến bí mật nhà nước cần tiêu hủy. Hội đồng tiêu hủy làm việc theo chế độ tập thể và quyết định theo đa số, tự giải thể sau khi việc tiêu hủy đã hoàn thành;
c) Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm rà soát tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được đề nghị tiêu hủy, báo cáo người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 1 Điều này quyết định;
d) Hồ sơ tiêu hủy phải được lưu trữ bao gồm quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy; danh sách tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đề nghị tiêu hủy; bản thiết minh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước cần tiêu hủy; biên bản họp Hội đồng tiêu hủy; quyết định cho phép tiêu hủy, biên bản tiêu hủy và tài liệu khác có liên quan; hồ sơ tiêu hủy phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm thống kê đầy đủ danh sách từng tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước cần tiêu hủy, trong đó phải ghi rõ tên loại, số ký hiệu văn bản (đối với văn bản bí mật nhà nước đến phải ghi số đăng ký đến/năm đăng ký), ngày tháng năm văn bản được ban hành, cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành, trích yếu nội dung văn bản và các nội dung khác (số bản; số bản sao (ngày tháng năm sao), hình thức sao; viện dẫn mã hồ sơ lưu, hoặc bộ phận, cá nhân lưu văn bản,…). Nội dung biên bản phải phản ánh phương thức, trình tự tiến hành và người thực hiện tiêu hủy, chữ ký đầy đủ của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
4. Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong lĩnh vực cơ yếu thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu. Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước do Lưu trữ lịch sử lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
5. Các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm thông báo việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến cơ quan, tổ chức đã phát hành, gửi tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đó để theo dõi, quản lý.