Điều 9. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
1. Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp quý I được xác định trong kế hoạch tổ chức các cuộc họp năm. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp tháng đầu quý được xác định trong kế hoạch tổ chức các cuộc họp quý.
a) Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị có yêu cầu họp với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh, phải gởi văn bản đăng ký về Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh chậm nhất vào ngày 15 tháng 12 hàng năm (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp năm); chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp quý sau); chậm nhất vào ngày 20 của tháng trước (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp tháng sau) và chậm nhất vào ngày thứ Tư của tuần trước (đối với lịch họp tuần sau).
Văn bản đăng ký cần thể hiện rõ đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, in ấn tài liệu; dự kiến thành phần tham dự; thời gian, địa điểm và các vấn đề khác có liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
b) Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh chỉ đạo tổng hợp, xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh xem xét, quyết định trước ngày 25 tháng 12 (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp năm); trước ngày 25 của tháng cuối quý (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp quý sau); trước ngày 25 của tháng trước (đối với kế hoạch tổ chức các cuộc họp tháng sau) và trước ngày thứ Sáu của tuần trước (đối với lịch họp tuần sau).
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần phải phân công rõ cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, in ấn tài liệu; dự kiến thành phần tham dự; thời gian, địa điểm và các vấn đề khác có liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
2. Căn cứ vào kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần; chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, thị tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xem xét, quyết định việc ban hành.
3. Căn cứ vào kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần; chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Trưởng bộ phận tham mưu, giúp việc của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn xem xét, quyết định việc ban hành.
4. Căn cứ vào kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần; chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện chỉ đạo xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần của cơ quan, đơn vị mình.
5. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm, quý, tháng và lịch họp trong tuần của Chủ tịch, các Phó tịch Uỷ ban nhân dân các cấp; các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và cấp huyện phải được thông báo trước cho các đối tượng có liên quan biết, kể cả người được triệu tập hoặc được mời tham dự.
6. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.