Điều 18. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tham gia vào Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng.
2. Trường tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm
a) Ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp Phần mềm để duy trì, vận hành Cơ sở dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động.
b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.
c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; lưu trữ dữ liệu công chúng, sao lưu dữ liệu theo đúng quy định của Quy chế này.
d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của Phần mềm được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình.
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu.
g) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.