Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Công an tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.
2. Cục Thi hành án dân sự tỉnh
Thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cập nhật các thông tin ngăn chặn, giải toả ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.
3. Sở Tài nguyên và Môi trường
a) Hoàn thiện hệ thống thông tin về tổ chức, cá nhân sử dụng đất; lịch sử giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.
b) Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến các văn bản công chứng, chứng thực để đảm bảo tính chính xác của các văn bản công chứng, chứng thực.
Trường hợp hồ sơ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực nhưng không có thông tin trên Cơ sở dữ liệu thì Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện thông báo ngay cho Sở Tư pháp để kiểm tra, đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu trước khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
c) Phối hợp, chia sẻ dữ liệu qua hình thức WS (Webservice) hoặc API (Application Programming Interface) cho Sở Tư pháp, đảm bảo dữ liệu luôn xuyên suốt trong quá trình liên thông, truy vấn dữ liệu để các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh có thể nhận dữ liệu nhằm tra cứu chính xác thông tin liên quan về bất động sản (việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thế chấp, phong tỏa...) là đối tượng của việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và đảm bảo tính an toàn pháp lý của dữ liệu điện tử.
4. Sở Thông tin và Truyền thông
a) Chỉ đạo đơn vị trực thuộc (Trung tâm Công nghệ thông tin) phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành và lưu trữ Cơ sở dữ liệu, đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.
b) Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động của Cơ sở dữ liệu công chúng.
5. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các sở, ban, ngành và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này; phối hợp, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.
6. Ủy ban nhân dân cấp huyện
a) Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này.
b) Chỉ đạo đơn vị trực thuộc (Phòng Tài nguyên và Môi trường) thực hiện cập nhật các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.
c) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
7. Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu được kết nối thông suốt.
b) Bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp khi tài khoản bị mất/lộ lọt thông tin.
c) Quản lý, phân công công chức thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời; tra cứu thông tin thuộc Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác chứng thực; sao lưu, lưu trữ dữ liệu theo quy định tại Quy chế này.
d) Cử công chức Phòng Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã và công chức có liên quan tham gia bồi dưỡng, tập huấn Cơ sở dữ liệu.
đ) Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các thông tin về hợp đồng, giao dịch được chứng thực đã cập nhật, đăng tải đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu để kịp thời phát hiện những sai sót.
e) Kịp thời cung cấp thông tin về các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.