Điều 6. Nguyên tắc sử dụng hệ thống, thiết bị họp trực tuyến
1. Hệ thống, thiết bị họp trực tuyến được sử dụng theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị; Các thiết bị của hệ thống, thiết bị họp trực tuyến là tài sản của Nhà nước, tài sản được đặt tại cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng, đầu tư mở rộng để hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.
2. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống, giữ bí mật tài khoản truy cập hệ thống. Mọi thông tin tiếp nhận và cung cấp trên hệ thống phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin và đúng với các quy định của Luật An toàn thông tin mạng năm 2015 và Luật An ninh mạng năm 2018.
3. Đường truyền tín hiệu phục vụ họp trực tuyến phải là đường truyền luôn được ưu tiên cao nhất, chất lượng đường truyền phải luôn ổn định. Cơ quan, đơn vị được giao quản lý và vận hành hệ thống, thiết bị họp trực tuyến có trách nhiệm phối hợp với đơn vị cung cấp đường truyền để được cung cấp đường truyền có tín hiệu tốt nhất, sử dụng kênh kết nối riêng cho cuộc họp trực tuyến, đảm bảo các yếu tố bảo mật, ưu tiên sử dụng tối đa năng lực hạ tầng, sử dụng đường truyền mạng TSLCD.
4. Hệ thống, thiết bị họp trực tuyến trước khi đầu tư, mua sắm, nâng cấp phải có ý kiến thẩm định của Sở Thông tin và Truyền thông đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi kết nối, đảm bảo các yêu cầu cơ bản về bảo đảm an toàn thông tin theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
5. Đơn vị vận hành, sử dụng hệ thống, thiết bị họp trực tuyến có sổ nhật ký để ghi chép các phiên họp trực tuyến, hồ sơ ký xác nhận và lưu giữ làm tư liệu để quản lý, vận hành và phát triển hệ thống, thiết bị họp trực tuyến của tỉnh.
6. Cán bộ vận hành hệ thống, thiết bị họp trực tuyến phải được đào tạo, tập huấn vận hành sử dụng hệ thống, thiết bị họp trực tuyến.
7. Định kỳ Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với các đơn vị sử dụng hệ thống, thiết bị họp trực tuyến thực hiện kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin cho hệ thống, thiết bị họp trực tuyến, xác định các điểm yếu trên hệ thống; Khi nâng cấp xử lý điểm yếu lưu ý không làm ảnh hưởng tới hoạt động, chức năng của hệ thống.
8. Các đơn vị sử dụng hệ thống, thiết bị họp trực tuyến không tự ý thay đổi cấu hình của hệ thống, thiết bị được giao quản lý, nếu có thay đổi phải thông báo và được sự đồng ý của đơn vị quản lý, vận hành.