Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống, thiết bị họp trực tuyến
1. Trách nhiệm chung:
a) Quản lý, sử dụng hệ thống, thiết bị họp trực tuyến đúng mục đích, an toàn theo quy định tại các Điều 6 và 7 của Quy chế.
b) Phối hợp chặt chẽ với Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện đúng nội dung trong tổ chức họp trực tuyến được quy định tại Điều 9 Quy chế.
c) Bố trí cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến (tối thiểu mỗi đơn vị 2 cán bộ). Thông báo danh sách cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, số điện thoại, email) đến Sở Thông tin và Truyền thông để theo dõi, tổng hợp. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.
2. Trách nhiệm của đơn vị vận hành:
a) Quản trị, khai thác, vận hành kỹ thuật hệ thống, thiết bị họp trực tuyến; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan đơn vị trong việc quản lý và sử dụng thiết bị hệ thống, thiết bị họp trực tuyến.
b) Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị thuộc hệ thống, thiết bị họp trực tuyến.
c) Xây dựng phương án, kịch bản xử lý khi xảy ra sự cố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống, thiết bị họp trực tuyến.
d) Lập sổ theo dõi, thống kê số lượng họp trực tuyến để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông định kỳ hằng năm trước ngày 30 tháng 12 hoặc đột xuất khi có yêu cầu theo mẫu tại Phụ lục III.
đ) Xây dựng Quy chế phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan nhằm đảm bảo hệ thống, thiết bị họp trực tuyến hoạt động ổn định, thông suốt.
3. Trách nhiệm của đơn vị sử dụng:
a) Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị có hệ thống, thiết bị họp trực tuyến có trách nhiệm xây dựng Nội quy quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống, thiết bị họp trực tuyến tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy được hiệu quả thiết bị.
b) Có phương án dự phòng, thay thế (về thiết bị và đường truyền), phòng khi thiết bị hỏng đột ngột hoặc đường truyền của nhà cung cấp dịch vụ bị sự cố.
c) Hằng năm, các đơn vị phải rà soát, bố trí kinh phí để sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng hoặc thay thế thiết bị họp trực tuyến nếu thiết bị họp trực tuyến bị hư hỏng.
d) Hằng năm, báo cáo tình hình quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống, thiết bị họp trực tuyến gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh khi có yêu cầu.