Điều 10. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp trực tuyến
1. Cơ quan chủ trì và các điểm cầu có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị hệ thống, thiết bị họp trực tuyến tại điểm cầu chính, đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các yêu cầu được quy định tại Điều 6 và 7 Quy chế này.
2. Các điểm cầu:
a) Sau khi nhận được yêu cầu từ cơ quan chủ trì, cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính phối hợp với các điểm cầu phụ thống nhất phương án triển khai và phối hợp với doanh nghiệp cung cấp đường truyền chuẩn bị, bố trí phòng họp và cử cán bộ hỗ trợ phục vụ cho buổi kiểm duyệt và phiên họp chính thức.
b) Phối hợp với Trung tâm điều khiển kiểm duyệt hệ thống (tổ chức kiểm tra các thiết bị đầu cuối, nguồn điện, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh) trước 01 (một) ngày làm việc, cụ thể như sau:
- Về thiết bị âm thanh, hình ảnh:
+ Đối với phòng họp sử dụng Micro đa hướng kèm theo VCS (có độ nhạy cao), khuyến nghị để Micro sát bàn chủ tọa, hạn chế các nguồn phát âm thanh không mong muốn tại phòng họp ảnh hưởng đến chất lượng chung.
+ Đối với các phòng họp có hệ thống âm thanh chuyên dụng: Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu này cần nắm rõ nguyên lý hoạt động của hệ thống, vận hành thành thạo các thiết bị; Tiến hành thử toàn bộ Micro và các thành phần khác trước khi kết nối vào phiên kiểm tra, phiên họp chính thức (đảm bảo không bị hú, rít, nhiễu); Có ghi chép các thông số chuẩn của hệ thống âm thanh và đánh giá chất lượng âm thanh tại mỗi phiên họp.
+ Thiết bị truyền hình hội nghị (VCS): Khởi động thiết bị, kiểm tra tình trạng hoạt động, thông số cài đặt của thiết bị, bao gồm: Địa chỉ IP; Chế độ hiển thị hình ảnh (thông thường mỗi điểm sẽ hiển thị 2 nguồn hình ảnh khác nhau); Kiểm tra tín hiệu âm thanh vào/ ra; Chất lượng hình ảnh, khả năng điều khiển của Camera và đánh dấu các vị trí quay, quét Camera nhanh; Thông số cơ bản khác như định dạng hình ảnh (HD 720p), băng thông kết nối, băng thông cho trình chiếu dữ liệu, chế độ triệt vọng,...
+ Trong quá trình thử âm thanh, hình ảnh với điểm cầu trung tâm, cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu phụ cần ngồi đúng vị trí chủ tọa để tiến hành thử nghiệm (đây là vị trí thường xuyên phát biểu).
+ Trong quá trình thử nghiệm, cán bộ kỹ thuật các điểm cầu phối hợp với cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính thực hiện tinh chỉnh và xử lý lỗi (nếu có) của hệ thống. Giữ nguyên tình trạng của hệ thống sau khi đã tinh chỉnh thành công.
- Về đường truyền: Kiểm tra, đánh giá chất lượng đường truyền đến thiết bị cổng kết nối, thiết bị MCU (Nếu có sự cố, cần chủ động kiểm tra, xác định lỗi và liên lạc với đơn vị phụ trách về đường truyền để phối hợp xử lý).
- Bắt đầu kết nối vào phiên tổng duyệt, các đơn vị sẽ tiến hành thử nghiệm và diễn tập theo kịch bản do đơn vị chủ trì điều hành.
c) Tổ chức kiểm tra, chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp.