Điều 9. Trình ký văn bản.
1- Quy định chung.
a)- Văn bản trình ký phải đúng thể thức; kỹ thuật trình bày rõ ràng, sạch đẹp; đúng quy trình và trình tự, thủ tục soạn thảo theo quy định của pháp luật.
b)- Các đơn vị không được trình thẳng văn bản lên Lãnh đạo Bộ. Tất cả văn bản trình ký phải qua Văn phòng Bộ.
c)- Những văn bản trình Bộ trưởng, phải do Thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng Bộ ( phụ trách tổng hợp, pháp chế ) đồng ký trình và phải có ý kiến của Thứ trưởng phụ trách ghi vào “Phiếu trình văn bản” của hồ sơ trình ký.
d)- Việc trình ký văn bản phải theo đúng trình tự quy định tại Điều này.
2- Quy trình trình ký văn bản.
a)- Hoàn chỉnh hồ sơ trình ký.
Đơn vị chủ trì soạn thảo các quyết định ( về cơ chế, chính sách, về thành lập, sáp nhập, chia tách, bổ sung chức năng, nhiệm vụ cho các đơn vị ), thông tư, chỉ thị và các chương trình, đề án, dự án có nội dung liên quan đến nhiều lĩnh vực phải lập hồ sơ theo qui định tại Điều 10 Qui chế này; ghi rõ họ tên và có chữ ký của chuyên viên soạn thảo, lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo, lãnh đạo đơn vị liên quan vào “ Phiếu trình văn bản ”.
Những văn bản nội dung không liên quan đến đơn vị khác và do một đơn vị soạn thảo, thì lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo và chuyên viên dự thảo ghi rõ họ tên, ký tên vào “Phiếu trình văn bản ”.
Văn bản trình ký phải có hai bản ( 02 bản), trong đó phải có chữ ký của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo vào lề của bản thảo trình và ký tắt vào trang cuối cùng, sau dấu chấm hết, của bản thảo ký ban hành, kể cả các biểu bảng (nếu có ) ; chuyên viên soạn thảo ký tắt vào dòng cuối cùng tất cả các trang của bản thảo trình ký.
b)- Kiểm tra hồ sơ trình ký.
Chánh Văn phòng Bộ, hoặc Phó Chánh Văn phòng ( phụ trách tổng hợp, pháp chế ), xem xét lại lần cuối về thể thức và thủ tục hành chính. Nếu đúng, thì ký tắt vào trang cuối cùng, sau dấu chấm hết của văn bản và ghi rõ ý kiến trình Thứ trưởng phụ trách ký ban hành, hay xin ý kiến để trình Bộ trưởng; chỉ định việc đưa văn bản vào mạng thông tin của Bộ và ký tên vào “ Phiếu trình văn bản”. Nếu chưa đủ điều kiện trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành, thì ghi rõ lý do để trả lại đơn vị soạn thảo, sửa lại cho đúng quy định và trình ký lại.
Nếu là văn bản quy phạm pháp luật, trước khi trình ký, phải qua Pháp chế Bộ, thẩm định về thể thức và tính pháp lý của nội dung, ký tắt vào tất cả các trang của bản thảo và ký tên vào “Phiếu trình văn bản”. Nếu là văn bản uỷ quyền thì xem xét phạm vị uỷ quyền và ký tắt vào trang cuối cùng, sau dấu chấm hết của văn bản. Nếu chưa đủ điều kiện trình ký, thì ghi rõ lý do và trả lại đơn vị soạn thảo, sửa lại cho đúng quy định và trình ký lại.
c)- Lãnh đạo Bộ ký ban hành.
Tất cả ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ đối với cấp dưới, đều phải được thể hiện bằng văn bản, Lãnh đạo Bộ phải ký đúng vị trí quy định về thể thức văn bản theo quy định của pháp luật.
Trường hợp các Vụ chức năng có văn bản xin ý kiến về chương trình tập huấn, hội nghị, cử người đi công tác, hoặc duyệt bản thảo, thì Lãnh đạo Bộ, tuỳ theo nội dung, có thể ghi ý kiến và ký vào lề văn bản.
Trường hợp các đơn vị có văn bản xin ý kiến chỉ đạo về cơ chế, chính sách, về quản lý nhà nước, có liên quan đến toàn ngành và nhiều đơn vị, thì Văn Phòng Bộ, phải dự thảo văn bản thể hiện quan điểm và tư tưởng chỉ đạo về nội dung, để Lãnh đạo Bộ ký trả lời đơn vị.( Không được ký tắt, ký lề văn bản của đơn vị trình xin ý kiến Lãnh đạo Bộ ).
Tuỳ theo nội dung văn bản và lĩnh vực được Bộ trưởng phân công, Thứ trưởng phụ trách quyết định việc ký ban hành, hoặc xin ý kiến Bộ trưởng trước khi ký, hoặc trình Bộ trưởng ký.
Trường hợp Thứ trưởng phụ trách, hoặc Bộ trưởng chưa ký, yêu cầu sửa lại nội dung, thì phải ghi rõ ý kiến chỉ đạo về nội dung cần sửa vào “ Phiếu trình văn bản” và trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh, sửa và trình ký lại theo quy trình.
d)- Trường hợp ý kiến chưa thống nhất.
Trong quá trình trình ký, nếu Lãnh đạo đơn vị soạn thảo, hoặc Chánh Văn phòng Bộ có ý kiến khác về nội dung với ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, thì được bảo lưu ý kiến (ghi vào Phiếu trình văn bản, hoặc văn bản riêng kèm vào hồ sơ), nhưng vẫn phải chấp hành ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, sửa lại dự thảo và trình ký theo đúng quy định.
3- Trường hợp Thứ trưởng phụ trách đi công tác vắng.
a)- Đối với những văn bản chưa cần ký ban hành gấp, thì chờ Thứ trưởng phụ trách đi công tác về xử lý.
b)- Nếu văn bản cần ký ban hành gấp, thì chuyên viên Văn Phòng Bộ được phân công theo dõi lĩnh vực do Thứ trưởng phụ trách, chịu trách nhiệm liên hệ và gửi bản thảo ( qua Fax ) xin ý kiến Thứ trưởng phụ trách về nội dung dự thảo. Thứ trưởng phụ trách xem xét, ghi ý kiến và ký vào văn bản gửi lại cho Văn Phòng Bộ ( qua Fax ) để chuyên viên báo cáo Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng, hoặc Thứ trưởng đang làm việc ở cơ quan ký ban hành. Trường hợp liên hệ qua điện thoại, nếu Thứ trưởng phụ trách đồng ý trình ký, thì chuyên viên theo dõi lĩnh vực chuyên môn phải ký tắt vào các trang bản thảo trình ký. Thứ trưởng phụ trách chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản mà mình đã có ý kiến, hoặc đã ký vào bản thảo.
Nếu không liên hệ được với Thứ trưởng phụ trách, thì phải báo cáo Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.
Khi Thứ trưởng phụ trách đi công tác về, chuyên viên Phòng Tổng hợp (Văn Phòng Bộ ) có trách nhiệm báo cáo lại toàn bộ việc xử lý văn bản trên.
4- Trường hợp phát hiện văn bản có sai sót.
Những văn bản đã được Lãnh đạo Bộ ký để ban hành, hoặc đã phát hành, nếu các đơn vị hoặc cá nhân phát hiện có sai sót về thể thức và nội dung, phải kịp thời thông báo ngay cho Chánh văn phòng Bộ, để báo cáo Lãnh đạo Bộ ký văn bản cho ý kiến chỉ đạo đính chính, thu hồi, hoặc ban hành văn bản mới để thay thế văn bản đã ban hành.