Điều 4. Tiếp nhận thông tin, văn bản đến.
1. Tất cả các loại văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại Văn thư thuộc Phòng Hành chính của Văn phòng Bộ, hoặc Văn thư của đơn vị.
2. Phòng Hành chính sẽ trả lại nơi gửi các văn bản không đúng thể thức văn bản, thủ tục hành chính, nhàu nát, khó đọc.
3. Văn thư không bóc những bì thư thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật và những bì thư có ghi “chỉ người có tên mới được bóc”, văn bản gửi Ban cán sự Đảng, đơn thư khiếu tố, thư riêng có tên của người gửi, người nhận.
4. Những văn bản gửi cho các đơn vị nhưng gửi qua Văn phòng Bộ, thì Phòng Hành chính Văn phòng Bộ vào sổ theo dõi riêng và chuyển đến các đơn vị
5. Các loại văn bản còn lại, Văn thư vào sổ, vào máy tính ( số hiệu, cơ quan phát hành, trích yếu nội dung ) để quản lý, theo dõi quá trình xử lý và trình Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ trong ngày. Riêng những đơn, thư khiếu tố phải giữ lại bì thư ( kèm theo ), để giúp cho việc tra cứu khi cần thiết.
6. Đối với điện mật, Văn thư phải chuyển ngay tới Chánh văn phòng Bộ để trình lãnh đạo Bộ, hoặc chuyển cho đơn vị liên quan xử lý. Sau khi xử lý xong, chuyển lại Văn thư để trả lại Cơ yếu Trung ương theo quy định.
7. Khi tiếp nhận các văn bản hoả tốc, các thông tin khác như: điện thoại, truyền miệng, Fax, Telex, E-mail có liên quan đến công việc chỉ đạo, điều hành của Bộ thì người nhận phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Bộ, hoặc người có trách nhiệm để xử lý kịp thời.