Điều 7. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Sao tài liệu bí mật nhà nước là việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung của tài liệu bí mật nhà nước, gồm: sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (bao gồm scan văn bản giấy).
Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là việc ghi lại bằng hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
2. Căn cứ Điều 11 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, thẩm quyền sao, chụp bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn gồm:
a) Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến độ Tuyệt mật bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến độ Tối mật bao gồm:
- Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh;
- Giám đốc, Phó Giám đốc sở, ban và tương đương cấp tỉnh;
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng thành viên; Chủ tịch, Phó Chủ tịch công ty; Giám đốc, Phó Giám đốc; Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc doanh nghiệp nhà nước.
c) Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật bao gồm:
- Người đứng đầu đơn vị cấp phòng, ban và tương đương thuộc sở, ban cấp tỉnh và tương đương;
- Trưởng phòng của Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Việc sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước được quy định như sau:
a) Người đứng đầu của cơ quan, tổ chức quyết định địa điểm bảo đảm an toàn để tiến hành sao, chụp bí mật nhà nước.
b) Người được giao thực hiện việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải là cán bộ, công chức, viên chức và sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức công tác trong lực lượng vũ trang nhân dân, người làm việc trong tổ chức cơ yếu có liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước hoặc người làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước.
Bản sao tài liệu bí mật nhà nước là văn bản giấy phải đóng dấu “Bản sao bí mật nhà nước”, được người có thẩm quyền cho phép sao ký tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có). Trường hợp sao nhiều bản, cơ quan, tổ chức thực hiện nhân bản từ bản sao đầu tiên, đã được đóng dấu “Bản sao bí mật nhà nước”, có chữ ký của người có thẩm quyền cho phép sao; sau đó, đóng dấu của cơ quan, tổ chức trên các bản sao. Đối với cơ quan, tổ chức không có con dấu riêng thì người có thẩm quyền cho phép sao ký trực tiếp tại dấu “Bản sao bí mật nhà nước”.
Bản sao tài liệu bí mật nhà nước là văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của người có thẩm quyền cho phép sao.
Bản chụp bí mật nhà nước phải có văn bản ghi nhận việc chụp, gửi kèm theo bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến nơi nhận.
c) Vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” (sổ giấy hoặc sổ điện tử). Chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép; gửi đến đúng nơi nhận được người có thẩm quyền sao, chụp cho phép; người thực hiện sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm hủy bỏ ngay bản dư thừa, bản hỏng bảo đảm không thể khôi phục.
4. Bản sao, chụp được thực hiện theo đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính, bản gốc.
5. Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.
6. Mẫu dấu “Bản sao bí mật nhà nước”; mẫu “Văn bản ghi nhận việc chụp bí mật nhà nước”; mẫu “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước”; hình thức ký số của người có thẩm quyền trên bản sao văn bản điện tử bí mật nhà nước thực hiện theo quy định tại Phụ lục II, Nghị định số 63/2026/NĐ-CP.