Điều 6. Nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến
1. Khi tiếp nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, cán bộ tiếp nhận (văn thư hoặc cán bộ được giao nhiệm vụ) phải đối chiếu về số lượng, kiểm tra việc đóng bì, đóng gói tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trước khi ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu số lượng, sai sót trong đóng bì, đóng gói thì bên nhận yêu cầu bên giao gửi bổ sung, xử lý.
Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được gửi đến mà không thực hiện đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyển đến người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước hoặc người có tên trên phong bì (đối với trường hợp gửi đích danh) giải quyết, đồng thời phải thông báo nơi gửi biết để có biện pháp khắc phục.
Trường hợp phát hiện tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì phải lập biên bản ghi nhận sự việc với bên giao, báo cáo người có thẩm quyền của bên giao, bên nhận và thông báo cho bên gửi về tình hình thực tế để phối hợp giải quyết.
2. Sau khi ký nhận phải vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến” (sổ giấy hoặc điện tử).
Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến độ “Tuyệt mật” không được ghi trích yếu và chỉ được mở bì khi người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức cho phép;
Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến mà phong bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, người nhận vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, không được mở bì và phải chuyển đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu “Hỏa tốc” thì chuyển đến người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức giải quyết.
3. Đối với văn bản điện tử bí mật nhà nước, khi nhận phải kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản, số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản, tài liệu đính kèm (nếu có), đóng dấu “Văn bản điện tử bí mật nhà nước đến” và đăng ký bằng Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước.
Trường hợp phát hiện sai sót, không bảo đảm yêu cầu phải kịp thời phản hồi thông qua Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước để bên gửi biết, xử lý theo quy định hoặc báo cáo người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức giải quyết.
Văn bản điện tử bí mật nhà nước đến khi in ra phải đóng dấu “Bản in văn bản điện tử bí mật nhà nước” trên văn bản, có giá trị pháp lý như bản gốc, bản chính văn bản bí mật nhà nước.
4. Trường hợp bản giấy tài liệu bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã nhận tài liệu bí mật nhà nước phải gửi lại đúng thời hạn ghi trên tài liệu cho cơ quan, tổ chức chủ trì.
Trường hợp văn bản điện tử có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cơ quan, tổ chức đã nhận tài liệu phải hủy bỏ văn bản điện tử bí mật nhà nước trên Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước theo đúng thời hạn trên dấu “Tài liệu thu hồi” và thông báo cho bên gửi biết qua Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước; hủy bỏ hoàn toàn văn bản điện tử bí mật nhà nước đã tải, đang lưu giữ trên máy tính hoặc thiết bị khác. Nếu đã in ra bản giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm gửi lại bản giấy cho bên gửi và thông báo bằng văn bản để bên gửi biết.
5. Mẫu “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến”, mẫu dấu “Văn bản điện tử bí mật nhà nước đến” , mẫu dấu “Bản in văn bản điện tử bí mật nhà nước” thực hiện theo quy định tại Phụ lục III, Nghị định số 63/2026/NĐ-CP.