Điều 5. Phát hành bí mật nhà nước
1. Thẩm quyền ký văn bản bí mật nhà nước, văn bản điện tử bí mật nhà nước tương tự thẩm quyền xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước được quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này.
Trường hợp khác (cấp dưới trực tiếp ký thừa lệnh, thừa ủy quyền…) phải được quy định cụ thể trong nội quy bảo vệ bí mật nhà nước, quy chế làm việc hoặc văn bản giao việc riêng của cơ quan, tổ chức.
2. Bản gốc tờ trình, phiếu trình, văn bản báo cáo hoặc “Văn bản xác định độ mật của vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc hình thức khác chứa bí mật nhà nước” đã được người có thẩm quyền phê duyệt phải lưu giữ cùng bản gốc tài liệu bí mật nhà nước phát hành tại bộ phận văn thư; bản sao lưu cùng bản chính tại hồ sơ công việc của cán bộ soạn thảo, tạo ra bí mật nhà nước.
3. Việc phát hành tài liệu bí mật nhà nước do văn thư (cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức thực hiện. Trường hợp do cán bộ khác thực hiện phải có chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Trường hợp phát hiện thể thức văn bản bí mật nhà nước phát hành không đúng quy định, không kèm theo bản gốc tờ trình, phiếu trình, văn bản báo cáo hoặc “Văn bản xác định độ mật của vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc hình thức khác chứa bí mật nhà nước” cán bộ Văn thư có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức và yêu cầu cán bộ soạn thảo, tạo ra bí mật nhà nước bổ sung trước khi phát hành.
4. Trình tự, thủ tục phát hành bí mật nhà nước thực hiện như sau:
a) Vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi” (sổ giấy hoặc sổ điện tử). Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đi độ “Tuyệt mật” không được ghi trích yếu;
b) Tài liệu bí mật nhà nước chỉ ban hành, phát hành đúng số lượng; hủy bỏ ngay bản dư thừa, bản hỏng bảo đảm không thể khôi phục.
c) Đóng dấu chỉ độ mật, dấu “thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước” (nếu có), dấu “tài liệu thu hồi” (nếu có) lên văn bản (gồm cả bản gốc, bản chính, dự thảo văn bản).
Trường hợp xuất bản, phát hành sách, ấn phẩm, tạp chí, kỷ yếu, luận văn, luận án là bí mật nhà nước với số lượng lớn, cơ quan, tổ chức thực hiện in dấu độ mật màu đỏ ở trang bìa đầu tiên của tài liệu, vị trí được ước lượng phù hợp với kích thước, hình dạng của cuốn sách, ấn phẩm, tạp chí, kỷ yếu, luận văn, luận án.
d) Bỏ bì thư hoặc đóng gói riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc; ngoài bì đóng dấu chữ “A” hoặc “B” hoặc “C” tương ứng với độ mật cao nhất của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên trong.
Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đi gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết phải đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
đ) Chuyển giao bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức qua dịch vụ bưu chính hoặc chuyển giao trực tiếp theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong. Trường hợp chuyển giao trực tiếp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phát hành bí mật nhà nước có trách nhiệm quy định phương tiện, thiết bị vận chuyển, bảo quản bí mật nhà nước bảo đảm an toàn, phù hợp và chỉ định cán bộ thực hiện nhiệm vụ. Người được giao nhiệm vụ vận chuyển có trách nhiệm bảo vệ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong suốt quá trình vận chuyển.
e) Người nhận thực hiện ký nhận tại “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi”, “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước” hoặc Biên bản giao nhận.
Trường hợp cơ quan, tổ chức sử dụng sổ điện tử đăng ký bí mật nhà nước đi (đăng ký, quản lý trên máy tính) hoặc theo Hệ thống quản lý văn bản điện tử thì chỉ thực hiện ký nhận tại “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước”.
Trường hợp phát hành bí mật nhà nước với số lượng lớn, gồm nhiều văn bản, vật chứa bí mật nhà nước khác nhau cho cùng cơ quan, tổ chức, cá nhân được thực hiện bằng Biên bản giao nhận. Nội dung Biên bản giao nhận phải thể hiện thông tin bên giao, bên nhận; số lượng bí mật nhà nước phân loại theo từng mức độ mật; tình trạng tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước tại thời điểm giao, nhận; danh sách tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước kèm theo (số, ký hiệu; ngày, tháng năm ban hành; cơ quan, tổ chức ban hành; trích yếu, độ mật).
5. Việc phát hành tài liệu bí mật nhà nước qua Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước thực hiện theo thiết lập, quy định sử dụng của Hệ thống đã được cơ quan có thẩm quyền đưa vào sử dụng.
Cơ quan, tổ chức phát hành tài liệu bí mật nhà nước qua Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử bí mật nhà nước và được gửi đến đúng bên nhận; thu hồi trên Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước tài liệu cần thu hồi theo đúng thời hạn.
6. Trường hợp xác định sai bí mật nhà nước, xác định sai độ mật của bí mật nhà nước, cơ quan, tổ chức xác định phải có văn bản thu hồi hoặc văn bản đính chính về bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước đã xác định sai.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được văn bản thu hồi bí mật nhà nước có trách nhiệm gửi lại bí mật nhà nước đã tiếp nhận theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức xác định. Trường hợp nhận được văn bản đính chính về bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước, cơ quan, tổ chức nhận bí mật nhà nước có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
7. Vị trí các thành phần trên tài liệu bí mật nhà nước (gồm cả văn bản điện tử bí mật nhà nước); Mẫu “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi”; mẫu “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước”; mẫu dấu chỉ độ mật; mẫu dấu ký hiệu độ mật, mẫu dấu “tài liệu thu hồi”, mẫu dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”, mẫu dấu “thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước” thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, III, IV, Nghị định số 63/2026/NĐ-CP.