Điều 6. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử của thành phố tất cả các loại văn bản hành chính ngoại trừ văn bản mật, văn bản chịu sự điều chỉnh về tính chất thông tin tại các quy định được ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền. Khi phát hành văn bản giấy, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức ngoại trừ những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ liên kết (link) để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy; trước mắt, khuyến khích gửi qua hệ thống thư điện tử của Thành phố những loại văn bản: lịch làm việc, thư mời, tài liệu phục vụ các cuộc họp, dự thảo văn bản lấy ý kiến đóng góp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo, mà không phải gửi văn bản giấy.