Điều 5. Các cơ quan nhà nước của thành phố khi tham gia vào hệ thống thư điện tử của thành phố, hoặc khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân, đơn vị,… phải có văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông đề nghị cung cấp mới hoặc cập nhật các thông tin thay đổi vào danh bạ thư điện tử của thành phố.
- Đối với trường hợp tiếp nhận nhân sự mới: sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận, Thủ trưởng cơ quan chủ quản có văn bản đề xuất cấp hộp thư điện tử cho nhân sự mới; Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức tạo lập hộp thư mới cho nhân sự đó tham gia vào hệ thống thư điện tử của thành phố;
- Đối với trường hợp nhân sự thay đổi vị trí công tác: sau khi có quyết định thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận có văn bản đề xuất Sở Thông tin và Truyền thông Cần Thơ tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử của thành phố để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của thành phố;
- Đối với trường hợp nhân sự nghỉ việc hoặc về hưu: sau khi có quyết định nghỉ việc hoặc nghỉ hưu, Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó có văn bản thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông để bộ phận chuyên môn cập nhật lại thông tin danh bạ thư điện tử thành phố và thu hồi hộp thư điện tử đã cấp cho công chức này ra khỏi hệ thống thư điện tử của thành phố.