Điều 4. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc quản lý, cung cấp thông tin, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật, Quy chế này, hướng dẫn của Sở Tư pháp tỉnh An Giang và Trung tâm tin học Trường Đại học khoa học tự nhiên Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Các tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, quản lý, khai thác và sử dụng, Cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trách nhiệm. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không nhằm phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.
4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn hoặc thông tin tham khảo chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hệ quả xảy ra do yêu cầu của mình (nếu có).
5. Thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng, kể cả các thông tin về tạo lập, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch, phải trung thực, chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, hồ sơ công chứng gốc.
6. Việc cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng phải chính xác, đầy đủ, đảm bảo thời hạn quy định.
7. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.
8. Cá nhân, tổ chức tham gia xây dựng Phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng vi phạm Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật và hợp đồng hợp tác.
9. Thông tin nhập vào hệ thống phải sử dụng Tiếng Việt, bộ mã ký tự Unicode.