Điều 14. Cung cấp và cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Khi có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, thì tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và điều kiện để công chứng.
2. Khi tạo lập hợp đồng, văn bản, nếu có nghi ngờ về tính chính xác của các đối tượng trong hợp đồng, công chứng viên kiểm tra thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng về tài sản, người tham gia giao dịch, lịch sử giao dịch có liên quan.
3. Trường hợp phát hiện giao dịch đã hoặc đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên phải báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành xác minh, làm rõ.
Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì công chứng viên phải báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để Trưởng tổ chức mình có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật.
4. Các tình huống phát sinh cụ thể khác trong việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng thì Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị báo cáo Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết.
5. Ngay sau khi thực hiện việc công chứng, vào sổ và thu phí công chứng, thì người thực hiện việc vào sổ và thu phí công chứng phải thực hiện các công việc tương ứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với văn bản, hợp đồng đã được công chứng cũng phải được cập nhật kịp thời và đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu công chứng.