Điều 24. Để tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tổ chức nhiều hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như:
1- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc:
Phòng đọc phải được đặt ở nơi yên tĩnh, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu. Cần bố trí cán bộ phụ trách phòng đọc để thực hiện các nhiệm vụ sau:
a/ Tiếp nhận và hướng dẫn độc giả đến nghiên cứu tài liệu, lập hồ sơ về các yêu cầu khai thác tại phòng đọc. Độc giả đến nghiên cứu tài liệu phải đăng ký vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ (xem phụ lục số 7,8 - mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu).
b/ Quản lý tài liệu đưa ra phòng đọc và các trang thiết bị của phòng đọc; giám sát việc thực hiện quy chế khai thác và nội quy của phòng đọc.
c/ Trả lời hoặc tiếp nhận các đề nghị của độc giả.
2- Cấp phát cho độc giả các bản chứng nhận lưu trữ, bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ.
3- Tổ chức các cuộc triển lãm, trưng bày để giới thiệu tài liệu lưu trữ vào các dịp kỷ niệm, các ngày lễ lớn hàng năm hoặc nhân dịp cho các sự kiện lớn, quan trọng của cả nước hoặc của địa phương.
4- Tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị, các buổi tọa đàm với các độc giả hoặc các cơ quan thường xuyên có nhu cầu nghiên cứu tài liệu lưu trữ.
5- Biên soạn, công bố và giới thiệu cho các cơ quan hữu quan các bản thông báo tài liệu lưu trữ, giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề và bản phụ lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề.
6- Hàng năm Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tiến hành thống kê, phân tích và tổng hợp tình hình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để đánh giá, rút kinh nghiệm và lập báo cáo thống kê tổng hợp tình hình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để báo cáo Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, UBND Tỉnh, và đưa vào báo cáo hàng năm của Trung tâm Lưu trữ Tỉnh gửi về Cục Lưu trữ Nhà nước.