Điều 19: Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải có chế độ kiểm kê định kỳ 3 năm một lần về số lượng và tình trạng tài liệu lưu trữ ở kho lưu trữ Huyện, Thành phố Phan Thiết, lưu trữ các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh kịp thời phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, đánh giá, thống kê, tổ chức sử dụng... để có biện pháp khắc phục, nhằm đảm bảo cho sự hoàn chỉnh của mỗi hồ sơ và mỗi Phông tài liệu của các địa phương và các cơ quan trong Tỉnh (mẫu biên bản kiểm kê trình trạng tài liệu theo phụ lục số 02).
Những vùng có thiên tai, hỏa hoạn, hoặc có tình hình khẩn cấp đột xuất khác thì Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tổ chức kiểm kê đột xuất và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời.