Điều 11. Thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ Tỉnh:
1- Vào tháng 01 của mỗi năm, Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho các cơ quan biết kế hoạch nộp hồ sơ, tài liệu của từng cơ quan vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh. Sau khi nhận được thông báo của Văn phòng UBND tỉnh, các cơ quan giao cho cán bộ lưu trữ kiểm tra lại khối lượng hồ sơ đã đến hạn nộp lưu và hoàn thiện những công việc cần thiết ( như kiểm tra hồ sơ lập đã hoàn chỉnh chưa, nếu chưa thì tiếp tục hoàn thiện: đối chiếu mục lục hồ sơ nộp lưu với thực tế hồ sơ đã phù hợp chưa, chuẩn bị biên bản giao nhận...).
2- Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu được tiến hành tại Trung tâm Lưu trữ Tỉnh và phải lập biên bản giao nhận (xem phụ lục 1) có kèm theo mục lục hồ sơ giao nộp (lập thành 03 bản như nhau : bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản, và 01 bản gửi cho cơ quan quản lý lưu trữ tương ứng). Khi giao nhận phải kiểm tra thực tế hồ sơ với mục lục hồ sơ. Sau khi kiểm tra đầy đủ thì hai bên cùng ký nhận. Đối với những Phông lưu trữ lần đầu tiên nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ Tỉnh thì phải có Lịch sử đơn vị hình thành Phông và Lịch sử Phông kèm theo để giúp cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu về sau được thuận lợi.
3- Phương tiện vận chuyển do bên giao hồ sơ tài liệu đảm nhận. Lưu trữ Tỉnh chỉ nhận những tài liệu đã được lập thành hồ sơ. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý (chưa phân loại, chưa được lập thành hồ sơ) thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. Phương pháp chỉnh lý theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.