Điều 20. Các kho lưu trữ phải đảm bảo đủ sổ sách thống kê và các công cụ tra tìm như sau:
1- Sổ nhập tài liệu: để thống kê tình hình nhập tài liệu vào kho lưu trữ. Bất cứ từ nguồn nào nhập và nhập bằng cách nào cũng phải đăng ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ (xem phụ lục số 3). Số liệu và tình hình thực tế tài liệu thống kê vào sổ nhập phải căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu khi nhập, tránh không được sao chép theo văn bản hay sổ sách kèm theo mà không có sự kiểm tra.
2- Sổ đăng ký các Phông lưu trữ: đối với những kho lưu trữ có nhiều tài liệu khác nhau về thành phần và chất liệu thì phải nộp sổ đăng ký Phông lưu trữ để thống kê số Phông có được trong kho (xem phụ lục số 4).
3- Mục lục hồ sơ: để thống kê trực tiếp từng đơn vị bảo quản, nắm được số lượng và cố định vị trí các hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc lập mục lục hồ sơ phải được căn cứ vào đặc điểm tài liệu trong Phông lưu trữ, tình hình tổ chức chỉnh lý tài liệu và đơn vị hình thành Phông đang hoạt động hay đã giải thể. Mỗi mục lục hồ sơ chỉ được thống kê tài liệu trong phạm vi một Phông lưu trữ, không được thống kê nhiều Phông lưu trữ vào một mục lục hồ sơ.
4- Các bộ thẻ tra tìm tài liệu: để giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng và chính xác (xem phụ lục số 5).