Điều 12. Trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận
1. Trong thời hạn không quá hai mươi lăm (25) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 11 Quy định này (không kể thời gian công khai theo quy định), UBND cấp xã có trách nhiệm:
a) Trường hợp thửa đất có biến động hoặc nằm trong khu vực chưa có bản đồ địa chính thì UBND cấp xã thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện để thực hiện trích lục và đo vẽ bổ sung bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất theo quy định.
b) Lấy ý kiến:
- Ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, tổ chức (chưa giải thể) nêu tại Khoản 1, khoản 2, khoản 4 và khoản 5 Điều 3 Quy định này về việc khi được giao đất thì các hộ gia đình, cá nhân đã nộp tiền hay chưa? Trường hợp đã nộp tiền thì số tiền đã nộp là tiền sử dụng đất hay các khoản nghĩa vụ tài chính khác. Cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung xác nhận.
- Trường hợp khu quy hoạch giao cho nhiều hộ gia đình, cá nhân thì lấy ý kiến tối thiểu của 2/3 số hộ gia đình, cá nhân được giao đất cùng khu quy hoạch và hiện nay đang sinh sống tại khu quy hoạch đó (trường hợp giao đất xen dắm riêng lẻ thì lấy ý kiến các hộ gia đình, cá nhân sống liền kề), cán bộ thôn, xóm, khối và những người có liên quan trực tiếp đến việc giao đất (kể cả trường hợp đã nghỉ hoặc chuyển công tác). Việc lấy ý kiến phải được lập thành Biên bản, trong đó phải thể hiện cụ thể nội dung sau:
+ Hộ gia đình, cá nhân có được giao đất tại thời điểm đó hay không? Vị trí thửa đất (lô đất) đã được giao;
+ Hộ gia đình, cá nhân đã nộp tiền khi được giao đất hay chưa? Trường hợp đã nộp tiền thì số tiền đã nộp là tiền sử dụng đất hay các khoản nghĩa vụ tài chính khác;
+ Các nội dung khác có liên quan (nếu có).
c) Sau khi lấy ý kiến, Hội đồng đăng ký đất đai cấp xã họp xét từng trường hợp; nội dung xét duyệt của Hội đồng đăng ký đất đai cấp xã được lập thành biên bản và công bố công khai trong thời gian 15 ngày tại Trụ sở UBND cấp xã cho nhân dân được biết. Nội dung xác nhận, xét duyệt và công bố:
- Xác nhận các thông tin liên quan đến hộ gia đình, cá nhân được giao đất, tính hợp pháp, hợp lệ của hộ gia đình, cá nhân được giao đất; tình trạng chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất.
- Xác nhận các thông tin có liên quan đến thửa đất:
+ Tình trạng tranh chấp, lấn chiếm đất đai (có hay không có);
+ Thửa đất đề nghị cấp Giấy chứng nhận phù hợp hay không phù hợp với quy hoạch đất ở;
+ Nguồn gốc, thời điểm giao đất: Xác định rõ cơ quan, tổ chức giao đất và thời điểm cụ thể được giao đất;
- Xác định về nghĩa vụ tài chính khi được giao đất: Trường hợp đã nộp tiền sử dụng đất và các trường hợp chưa nộp tiền sử dụng đất. Đối với trường hợp chưa nộp tiền sử dụng đất thì phải làm rõ số tiền hộ gia đình, cá nhân đã nộp là tiền gì, cụ thể.
d) Sau khi kết thúc công khai, trên cơ sở kết quả xét duyệt của Hội đồng đăng ký đất đai, ý kiến của Tổ chức giao đất không đúng thẩm quyền và góp ý của người dân; căn cứ Quy định này, UBND cấp xã có trách nhiệm:
- Xác nhận, ký vào Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân;
- Thông báo đến từng hộ gia đình, cá nhân về lý do không đủ điều kiện để cấp Giấy chứng nhận theo quy định này (đối với trường hợp không đủ điều kiện);
- Nộp hồ sơ về Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện đối với các trường hợp đủ kiện kiện để cấp Giấy chứng nhận. Hồ sơ gồm:
+ Hồ sơ theo Điều 11, Quy định này (trong đó, Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đã được xác nhận các nội dung theo yêu cầu);
+ Phần sổ sách kế toán, sổ quỹ liên quan đến thu tiền của hộ gia đình, cá nhân để được sử dụng đất (bản y sao có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý sổ);
+ Tờ trình của UBND cấp xã, kèm theo Danh sách hộ gia đình, cá nhân được đề nghị cấp Giấy chứng nhận; Danh sách hộ gia đình, cá nhân không đủ điều kiện đề nghị cấp giấy chứng nhận; Biên bản xét duyệt của Hội đồng tư đăng ký đất đai;
+ Trích đo hoặc trích lục và đo vẽ bổ sung bản đồ địa chính thửa đất được cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định (đối với nơi chưa có Bản đồ địa chính hoặc bản đồ địa chính biến động).
+ Các giấy tờ khác có liên quan (nếu có).
2. Trong thời hạn không quá mười ngày (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định (không kể thời gian hộ gia đình, cá nhân thực hiện nghĩa vụ tài chính), Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện có trách nhiệm:
a) Thẩm tra hồ sơ, xác minh thực địa nếu cần thiết;
b) Chuẩn bị hồ sơ, lập bản trích lục bản đồ địa chính thửa đất (đối với nơi đã có Bản đồ địa chính, nhưng không biến động);
c) Chuyển thông tin địa chính đến cơ quan thuế cùng cấp đối với các trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận và phải thực hiện nghĩa vụ tài chính để người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật;
d) Xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận vào Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận (nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý áp dụng).
đ) Chuyển hồ sơ đến Phòng Tài nguyên Môi trường (kể cả trường hợp không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận).
3. Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ do Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện chuyển đến, Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm kiểm tra từng hồ sơ và trình Chủ tịch UBND cấp huyện ký Giấy chứng nhận theo quy định đối với trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận. Sau khi ký Giấy chứng nhận, Phòng Tài nguyên và Môi trường chuyển đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện để vào sổ theo dõi, trao Giấy chứng nhận và thu phí, lệ phí thực hiện theo quy định.
Trường hợp không đủ điều kiện để cấp Giấy chứng nhận thì Phòng Tài nguyên và Môi trường tham mưu UBND cấp huyện có Thông báo nêu rõ lý do đến UBND cấp xã nơi có đất và hộ gia đình, cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận được biết.
Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ thì yêu cầu Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện giải trình rõ lý do và bổ sung (nếu có).