Điều 12. Quy trình ký số và mẫu chữ ký trên văn bản điện tử
1. Quy trình ký số:
a) Sử dụng một chữ ký số của tổ chức (chứng thư số) để phát hành văn bản
- Soạn tập tin văn bản, trình ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn giấy)
- Quét văn bản, chuyển đổi văn bản thành tập tin có định dạng .pdf;
- Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị mình ký số lên tập tin có định dạng .pdf ở trên;
- Phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua phần mềm TD.Office.
b) Sử dụng hai chữ ký số: 01 chữ ký số của cá nhân, 01 chữ ký số của tổ chức để phát hành văn bản:
- Soạn tập tin văn bản điện tử, gửi trình ký;
- Người ký duyệt ký số lên tập tin văn bản điện tử trình ký, chuyển văn
thư;
- Văn thư lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin văn bản trình ký, sử dụng
chứng thư số của tổ chức mình ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt;
- Phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua phần mềm TD.Office.
c) Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản: một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của cơ quan, đơn vị. Khi văn bản điện tử có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.
d) Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản: khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.
2. Mẫu chữ ký:
a) Mẫu chữ ký của cơ quan, đơn vị: dược quy định theo Mẫu 01 của Phụ lục kèm theo quyết định ban hành Quy chế này.
b) Mẫu chữ ký của cá nhân: được quy định theo Mẫu 02 của Phụ lục kèm theo quyết định ban hành Quy chế này.