Điều 7. Thủ tục hành chính và quy trình thực hiện cơ chế một cửa — Quyết định 42/2015/QĐ-UBND

a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến.

b) Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

c) Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ, nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này và phần mềm một cửa điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này hoặc lập trên phần mềm điện tử. Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả phải lập thành 02 bản, 01 bản giao cho cá nhân tổ chức và 01 bản lưu tại Bộ phận tiếp nhận và kết quả. Trường hợp các ngành có quy định riêng về mẫu Sổ tiếp nhận và trả kết quả thì thực hiện theo quy định của ngành.

d) Đối với những thủ tục hành chính theo quy định phải giải quyết ngay trong ngày làm việc thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm một cửa điện tử (nếu có) và chuyển ngay đến bộ phận chuyên môn có thẩm quyền để giải quyết và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức. Trường hợp bộ phận chuyên môn chưa thể giải quyết được ngay sau khi chuyển hồ sơ thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn thời gian trả kết quả trong ngày đó.

đ) Trường hợp công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được phân công giải quyết hồ sơ thì nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm một cửa điện tử (nếu có):

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này;

b) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ ngay trong buổi làm việc đó cho cơ quan, tổ chức liên quan giải quyết, đồng thời chuyển theo phần mềm một cửa điện tử (nếu có). Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức, viên chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân có liên quan đến trách nhiệm giải quyết của các bộ phận, cơ quan chuyên môn khác thì bộ phận, cơ quan chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với bộ phận, cơ quan chuyên môn có liên quan cùng xử lý hồ sơ.

b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức, viên chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại cơ quan giải quyết.

c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức, viên chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ, thông báo bằng văn bản theo mẫu số 6 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này và chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

d) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải có văn bản xin lỗi theo mẫu số 7 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này và chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để gửi đến cá nhân, tổ chức.

đ) Sau khi giải quyết xong hồ sơ, cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải lưu giữ 01 bộ hồ sơ kèm theo kết quả giải quyết và kết thúc quá trình giải quyết hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử (nếu có).

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính; nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo mẫu số 8 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này (nếu là lỗi của công chức, viên chức khi tiếp nhận hồ sơ). Sau khi cá nhân, tổ chức đã bổ sung, hoàn chỉnh và nộp lại hồ sơ, quy trình giải quyết hồ sơ được thực hiện như lần đầu.

c) Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ;

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức. Thời gian hẹn trả kết quả lần sau không quá 1/2 (một phần hai) thời gian quy định giải quyết thủ tục hành chính đó.

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ kịp thời để cá nhân, tổ chức nhận kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có);

e) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

g) Ở những nơi áp dụng phần mềm một cửa điện tử, nếu hệ thống máy tính bị lỗi kỹ thuật thì việc lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được viết tay, nhưng phải nhập lại trên hệ thống của phần mềm khi sự cố lỗi hệ thống được khắc phục. Đối với trường hợp giải quyết hồ sơ trong ngày, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ vẫn phải nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm để theo dõi kết quả.