Điều 7. Vận chuyển, giao, nhận, thu hồi, thống kê, lưu giữ, bảo quản và sử dụng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước — Quyết định 41/2017/QĐ-UBND

1. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện đúng quy định tại Điều 10, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được quản lý bằng hệ thống sổ riêng gồm: “Sổ đăng ký văn bản mật đi”, “Sổ đăng ký văn bản mật đến”; trường hợp cần thiết có thể lập “Sổ chuyển giao văn bản mật đến” riêng. Mẫu các loại sổ trên được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3. Nguyên tắc gửi, nhận và thu hồi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thực hiện theo quy định tại Khoản 3, Khoản 4 và Khoản 5 Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Định kỳ hàng năm trong phạm vi quản lý, bộ phận bảo mật, tổ bảo mật hoặc người được phân công làm công tác bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan có trách nhiệm phối hợp với người làm công tác lưu trữ thu thập, đưa vào lưu trữ cơ quan các hồ sơ tài liệu mang nội dung bí mật nhà nước đã giải quyết xong của các cá nhân trong cơ quan. Khi giao nhận tài liệu đơn vị, cá nhân giao nộp phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu” và lưu trữ cơ quan phải lập hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản. Trường hợp hồ sơ tài liệu có độ mật cao (“Tuyệt mật”, “Tối mật”) và xét thấy cần thiết, có thể niêm phong đóng dấu giáp lai sau giao, nhận để đưa vào bảo quản, lưu trữ.