Điều 4. Thiết lập hệ thống thư điện tử công vụ
- Định dạng địa chỉ thư điện tử cho hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị.
a) Hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị: sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt, viết liền không dấu, không khoảng trống theo dạng: @quangninh.gov.vn (ví dụ: Sở Thông tin và Truyền thông: [email protected]; ủy ban nhân dân thành phố cẩm Phả: ubndcampha@quangninh. gov, vn).
b) Hộp thư điện tử của các địa phương cấp xã phường, thị trấn: Sử dụng tên của Uỷ ban nhân dân xã phường, thị trấn bằng tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng: . (ví dụ: ủy ban nhân dân phường Cao Xanh thuộc thành phố Hạ Long: [email protected]. vn).
c) Các phòng ban chuyên môn thuộc các cơ quan, đơn vị thì được đặt tên theo quy định: sử dụng tên phòng viết tắt tương ứng bàng tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng: <tên phòng ban, đơn vị trực thuộc>.<tên cơ quan viết tắt>.
Với <tên phòng ban, đơn vị trực thuộc> có chữ phòng đứng đầu thì viết "phòng" đầy đủ và không dấu, còn lại viết tắt những chữ cái đầu (ví dụ: Phòng Công nghệ thông tin thuộc Sở thông tin và Truyền thông: [email protected]; Phòng Văn hóa thông tin thuộc UBND thành phố Hạ Long: [email protected]).
Một số trường hợp viết đầy đủ không dấu (ví dụ: Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông: [email protected]; Thanh tra Sở Thông tin và Truyền thông: [email protected]; Thanh tra thành phố Hạ Long: thanhtra. h l@quangninh. gov. vn).
d) Đơn vị trực thuộc các cơ quan thì được đặt tên theo quy định: . (ví dụ: Chi cục Thủy sản thuộc Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn: [email protected]).
2. Định dạng địa chỉ thư điện tử công vụ cho hộp thư điện tử công vụ cá nhân
a) Đối với hộp thư điện tử công vụ của cá nhân được cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo đăng ký của cơ quan sử dụng có tên viết tắt bằng tiếng Việt, viết liền không dấu, không khoảng trống theo dạng @quangninh.gov.vn.
b) Trong trường hợp cơ quan có hai cá nhân có họ và tên trùng nhau, khi câp phát hộp thư điện tử công vụ thì quy ước họ và tên + (cộng) tên cơ quan viết tãt liên sau, ngăn cách giữa tên họ đệm và tên cơ quan bởi dấu chấm (ví dụ: tài khoản của ông Phạm Vãn A thuộc Sở Thông tin và Truyền thông: pham vana. [email protected]. vn).
c) Trường hợp cơ quan có trên hai cá nhân có họ và tên trùng nhau, khi cấp phát hộp thư hộp thư điện tử cônệ vụ thi quy ước thêm số thứ tự vào liền sau họ và tên + (cộng) tên cơ quan viết tắt liền sau, ngăn cách giữa tên họ đệm và tên cơ quan bời dấu chấm (ví dụ: trường hợp trùng lặp cùng tên ông Phạm Văn A thuộc Sở Thông tin và Truyền thông thì tài khoản thứ 02 trở đi được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên: [email protected]).
3. Định dạng địa chỉ thư điện tử cho nhóm hộp thư điện tử công vụ
Đối với hộp thư điện tử công vụ của nhóm các tài khoản thuộc cùng một cơ quan, đơn vị (ví dụ: nhóm hộp thư thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có địa chỉ [email protected]) hay nhóm các tài khoản thư điện tử có cùng chức năng, nhiệm vụ (ví dụ: nhóm hộp thư đại biểu hội đồng nhân dân tỉnh có địa chỉ [email protected]) hộp thư nhóm được cấp theo đăng ký của cơ quan, tổ chức sử dụng tên viết liền bằng tiếng Việt, không dấu, không khoảng trống theo dạng @quangninh.gov.vn.