Điều 13. Thủ tục chuyển đổi loại hình văn phòng công chứng
1. Thành phần hồ sơ thực hiện liên thông:
Hồ sơ được lập thành 01 bộ, bao gồm các loại giấy tờ sau:
a) Đề án chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ lý do chuyển đổi, dự kiến thời gian chuyển đổi, báo cáo tình hình tài chính và tổ chức hoạt động tính đến ngày đề nghị chuyển đổi, dự kiến về tổ chức, tên gọi, địa điểm đặt trụ sở, nhân sự, các điều kiện vật chất;
b) Bản sao có chứng thực Quyết định bổ nhiệm công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng;
c) Bản chính Quyết định thành lập Văn phòng công chứng trước đây.
2. Tiếp nhận hồ sơ:
a) Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập có nhu cầu chuyển đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thì nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp hồ sơ đề nghị chuyển đổi loại hình văn phòng công chứng;
b) Công chức Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Tư pháp kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ có trong hồ sơ, cấp giấy biên nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
3. Trình tự giải quyết hồ sơ:
a) Bước 1: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng;
b) Bước 2: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, kèm theo hồ sơ nêu tại Khoản 1 Điều này của Sở Tư pháp, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng và chuyển kết quả giải quyết về Sở Tư pháp. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
4. Kết quả giải quyết hồ sơ:
a) Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, người nộp hồ sơ đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Tư pháp để nhận kết quả: Quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng;
b) Kết quả giải quyết gửi qua hệ thống bưu chính nếu người thực hiện thủ tục hành chính có yêu cầu. Trường hợp này, người thực hiện thủ tục hành chính trả phí dịch vụ chuyển phát cho doanh nghiệp bưu chính.