Điều 21. Chuẩn bị phiên họp
1. Ngày họp, khách mời, chương trình, nội dung phiên họp được chuẩn bị trước ngày phiên họp bắt đầu là 05 (năm) ngày làm việc (trừ trường hợp họp chuyên đề hoặc họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất).
2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp huyện gửi hồ sơ, đề án và các văn bản có liên quan cần trình UBND tỉnh tại phiên họp UBND tỉnh đến Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất vào ngày 14 hàng tháng (nếu có); Chậm nhất 07 (bảy) ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Thủ trưởng cơ quan trình đề án phải gửi các hồ sơ đề án đã được Chủ tịch xem xét và cho trình ra phiên họp đến Văn phòng UBND tỉnh. Số lượng tài liệu trình UBND tỉnh xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng UBND tỉnh quy định.
3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra các hồ sơ, đề án trình ra phiên họp.
b) Chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp. Chậm nhất 05 (năm) ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Chánh Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các Thành viên UBND tỉnh về quyết định của Chủ tịch liên quan các vấn đề này; đồng thời, thông báo đến Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp huyện có những vấn đề được Chủ tịch chấp thuận cho trình UBND tỉnh tại phiên họp. Trường hợp Chủ tịch quyết định tổ chức phiên họp chuyên đề hoặc phiên họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất, Chánh Văn phòng UBND tỉnh phải thông báo ngay cho các Thành viên UBND tỉnh về nội dung, chương trình, thời gian họp; đồng thời, thông báo đến Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp huyện có đề án được Chủ tịch chấp thuận cho trình UBND tỉnh tại phiên họp.
c) Đôn đốc Thủ trưởng cơ quan có đề án trình trong phiên họp gửi hồ sơ, đề án và các văn bản liên quan đúng thời gian quy định.
d) Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm gửi giấy mời và tài liệu họp bằng văn bản điện tử thông qua Hệ thống thông tin Quản lý văn bản và Điều hành của tỉnh (trừ tài liệu mật được gửi bằng văn bản giấy) đến các Thành viên UBND tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất là 03 (ba) ngày trước phiên họp (trừ trường hợp đặc biệt). Tại phiên họp, các Thành viên UBND tỉnh và đại biểu tham khảo tài liệu họp trên Hệ thống thông tin họp không giấy của UBND tỉnh thông qua thiết bị thông minh do Văn phòng UBND tỉnh cung cấp.
Trường hợp họp chuyên đề hoặc họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất thời gian gửi giấy mời đến các Thành viên UBND tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất là 01 (một) ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu hoặc mời qua điện thoại.
đ) Trường hợp thay đổi ngày họp hoặc tạm hoãn phiên họp, Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho Thành viên UBND tỉnh và các đại biểu được mời họp ít nhất 01 (một) ngày, trước ngày phiên họp bắt đầu.
e) Chánh Văn phòng UBND tỉnh thừa lệnh Chủ tịch ký ban hành giấy mời.