Điều 16. Trình tự, thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận (sau đây gọi tắt là cấp mới)
1. Tổ chức, cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị cấp giấy và nộp cho Sở Xây dựng nếu là tổ chức, nộp cho Phòng có chức năng quản lý nhà cấp huyện nếu là cá nhân. Trường hợp là cá nhân trong nước ở khu vực nông thôn thì có thể nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân xã và trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho Phòng có chức năng quản lý nhà ở cấp huyện.
Trường hợp doanh nghiệp đầu tư xây dựng nhà ở để bán thì doanh nghiệp có trách nhiệm thay mặt bên mua nhà làm thủ tục để cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận cho người mua theo quy định của Điều này.
2. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận (2 bộ hồ sơ) bao gồm:
a. Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận, theo mẫu quy định (2 bản chính);
b. Giấy tờ về tạo lập nhà ở, đất ở, công trình xây dựng (01 bản chính và 01 bản sao), theo chương 2 của Quy định này.
Đối với nguời Việt Nam định cư ở nước ngoài đề nghị cấp giấy chứng nhận thì phải có thêm bản sao giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở, công trình xây dựng tại Việt Nam;
c. Bản vẽ sơ đồ nhà ở, đất ở (2 bản chính);
3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, đối chiếu các bản sao với giấy tờ gốc, nếu hồ sơ đã có đủ các giấy tờ theo quy định tại khoản 2 Điều này thì phải viết giấy biên nhận cho người đề nghị cấp giấy, trong đó ghi rõ thời gian giao trả giấy chứng nhận. Trường hợp bản vẽ sơ đồ nhà ở, đất ở do tổ chức, cá nhân tự đo vẽ mà chưa có thẩm tra xác nhận của cơ quan có thẩm quyền quy định tại điểm c khoản 2 Điều này thì trong giấy biên nhận phải hẹn thời gian đến thẩm tra; thời gian hẹn thẩm tra không được quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị cấp giấy và không tính vào thời hạn cấp giấy chứng nhận.
Trường hợp hồ sơ không đủ các giấy tờ theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do và có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể ngay khi nhận hồ sơ để người đề nghị cấp giấy biết, bổ sung hồ sơ.
4. Tổ chức, cá nhân đề nghị cấp giấy có trách nhiệm nộp ngay lệ phí cấp giấy cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ khi nộp hồ sơ. Lệ phí cấp giấy được hoàn trả lại cho các trường hợp không được cấp giấy, trừ trường hợp người đề nghị cấp giấy kê khai hồ sơ không đúng sự thật hoặc không thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.
5. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Xây dựng, Phòng có chức năng quản lý nhà cấp huyện có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, thể hiện các nội dung trên giấy chứng nhận, trình cơ quan có thẩm quyền ký giấy chứng nhận, thông báo cho người đề nghị cấp giấy chứng nhận nộp các khoản nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật, vào sổ đăng ký quyền sở hữu nhà ở và giao trả giấy chứng nhận cho người đề nghị cấp giấy, đồng thời có trách nhiệm sao 01 bản giấy chứng nhận chuyển cho cơ quan quản lý đất đai cùng cấp để lưu theo quy định.
Người đề nghị cấp giấy có trách nhiệm nộp các khoản nghĩa vụ tài chính đã được thông báo để được nhận Giấy chứng nhận.
6. Chủ sở hữu nhà ở, công trình xây dựng nhận Giấy chứng nhận tại cơ quan đã tiếp nhận hồ sơ, trường hợp người khác nhận thay thì phải có giấy uỷ quyền của chủ sở hữu nhà ở, công trình xây dựng có chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi nhận giấy chứng nhận, chủ sở hữu phải nộp biên lai thu các khoản nghĩa vụ tài chính đã được thông báo, các giấy tờ gốc về tạo lập nhà ở mà trong hồ sơ là bản sao cho cơ quan giao trả giấy để lưu hồ sơ (trừ quyết định phê duyệt dự án phát triển nhà ở; Giấy chứng nhận đầu tư; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở quy định tại điểm b khoản 1 Điều 11 của Luật Nhà ở); chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền nhận giấy phải ký nhận vào sổ đăng ký.
Trường hợp Ủy ban nhân dân xã giao trả Giấy chứng nhận thì Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm thu các giấy tờ quy định tại khoản này và trong thời hạn 15 ngày làm việc, phải nộp cho cơ quan quản lý nhà ở cấp huyện để đưa vào hồ sơ lưu trữ.