Điều 14. Ký số trên văn bản điện tử
1. Việc ký số được thực hiện thông qua phần mềm ký số; việc ký số vào văn bản điện tử thành công hoặc không thành công phải được thông báo qua phần mềm.
2. Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp tỉnh lựa chọn một trong ba phương thức ký số vào văn bản điện tử:
a) Phương thức 1: Văn bản điện tử được ký số bởi chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị:
Văn bản của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh sau khi được thông qua, người có thẩm quyền ký tên, chuyển tiếp cán bộ văn thư đóng dấu, quét (scan) và lưu dưới dạng tệp tin *.pdf để thực hiện ký số bởi chứng thư số tổ chức có hiệu lực của đơn vị và thực hiện gửi qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc hệ thống thư điện tử.
b) Phương thức 2: Văn bản điện tử được ký số đồng thời bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực của người có thẩm quyền và chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị:
Văn bản của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh sau khi được thông qua, chuyển sang dạng tệp tin *.pdf, người có thẩm quyền thực hiện ký số bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực, chuyển tiếp cán bộ văn thư đơn vị ký số bởi chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị.
c) Phương thức 3: Văn bản điện tử được ký số đồng thời bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực của người tham mưu, chứng thư số cá nhân có hiệu lực của người có thẩm quyền và chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị:
Văn bản của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh sau khi được thông qua, chuyển sang dạng tệp tin *.pdf, người tham mưu thực hiện ký nháy bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực, chuyển tới người có thẩm quyền thực hiện ký số bởi chứng thư số cá nhân có hiệu lực, chuyển tiếp cán bộ văn thư đơn vị ký số bởi chứng thư số tổ chức có hiệu lực của cơ quan, đơn vị.
3. Vị trí ký và thông tin chữ ký số trên văn bản điện tử:
a) Đối với chữ ký số tổ chức: Ký tại trang đầu tiên của tệp văn bản, tại khoảng trắng lề bên trái ngay dưới nội dung “ký hiệu văn bản” hoặc các vị trí tương tự đối với văn bản trình bày theo khổ ngang (như phụ lục, bảng biểu...); đảm bảo thể hiện tối thiểu các thông tin (Hình ảnh, Tên cơ quan ký, thời gian ký). Trong đó, hình thức thể hiện “Hình ảnh” là hình ảnh con dấu hoặc logo của cơ quan ban hành văn bản.
b) Đối với chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền: Ký tại vị trí ký tên như chữ ký tay thông thường, đảm bảo thể hiện tối thiểu các thông tin (Tên cá nhân ký, tên cơ quan, thời gian ký).
c) Chữ ký nháy của cá nhân tham mưu: Ký tại vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”, đảm bảo thể hiện các thông tin (Tên cá nhân ký, chức vụ hoặc địa chỉ email).
4. Trong môi trường điện tử, chữ ký số hợp lệ đảm bảo tính toàn vẹn của tệp văn bản điện tử (không phụ thuộc vào số trang văn bản).
Trong trường hợp nội dung của văn bản điện tử gồm có các hồ sơ, tài liệu kèm theo thì thực hiện bằng một trong 02 cách thức sau:
Cách 1: Chuyển các hồ sơ, tài liệu kèm theo (dạng tệp tin .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx,...) sang dạng tệp tin *.pdf và thực hiện ký số bằng chữ ký số tổ chức hợp lệ trên từng hồ sơ, tài liệu đó.
Cách 2: Giữ nguyên định dạng của hồ sơ, tài liệu kèm theo (dạng tệp tin .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx,...) và thực hiện ký số trực tiếp bằng chữ ký số tổ chức hợp lệ của cơ quan phát hành văn bản.