Điều 12. Quy trình lưu trữ văn bản điện tử
1. Cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp giải quyết công việc có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử khi chưa đến hạn nộp lưu trữ cho cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan (sau đây gọi tắt là cán bộ lưu trữ). Cán bộ lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý các hồ sơ, tài liệu điện tử hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định.
2. Lập hồ sơ, tài liệu điện tử:
a) Cơ quan, đơn vị khi lập danh mục hồ sơ cơ quan cần xác định rõ các hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử;
b) Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng;
c) Các thông tin, dữ liệu phát sinh trong quá trình trao đổi, xử lý văn bản điện tử phải được cập nhật thống nhất và phù hợp với quy định nhằm đảm bảo việc lưu trữ được thuận lợi;
3. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử:
a) Việc nộp lưu trữ và thực hiện lưu trữ văn bản điện tử được thực hiện theo quy định về lưu trữ văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp;
b) Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử cho cán bộ lưu trữ của cơ quan thực hiện theo quy định tại Khoản 3, Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
4. Việc lưu trữ và quản lý văn bản điện tử được thực hiện theo cơ chế lưu trữ đang áp dụng kết hợp với các ràng buộc về phân cấp, phân quyền người sử dụng và mức độ an toàn, bảo mật của thông tin, dữ liệu.