Điều 9. Giao nộp, bảo quản, thông báo, tiêu hủy thông tin tư liệu và ấn phẩm bản đồ địa hình
1. Quy định giao nộp thông tin tư liệu và ấn phẩm bản đồ địa hình:
Thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình, dữ liệu số của bản đồ địa hình, ấn phẩm bản đồ địa hình ngoài việc nộp lưu chiểu theo quy định phải nộp một (01) bản lưu cho Sở Tài nguyên và Môi trường.
2. Thủ tục giao nộp:
a) Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc, tổ chức có trách nhiệm giao nộp thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình có thông báo bằng văn bản cho Sở Tài nguyên và Môi trường về thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận;
b) Sở Tài nguyên và Môi trường tạo mọi điều kiện thuận lợi về địa điểm và phương thức giao nhận theo thời gian do hai bên thống nhất;
c) Việc giao nhận thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình được lập thành biên bản giao nhận giữa hai bên.
3. Bảo quản thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình:
a) Thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ;
b) Thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình loại tối mật và loại mật phải được bảo quản trong kho chuyên dụng;
c) Tiêu chuẩn các loại kho và chế độ bảo quản quy định phù hợp với điều kiện thực tế của mình trên cơ sở tuân thủ các quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
d) Không được phép lưu trữ thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình loại tối mật và loại mật vào bộ nhớ máy tính có kết nối mạng internet hoặc các mạng thông tin điện tử diện rộng tương tự;
đ) Đối với dữ liệu dạng số phải tiến hành lưu thành hai (02) bản và phải sao lưu hai (02) năm một (01) lần.
4. Chế độ thông báo thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình:
a) Cơ quan được Ủy ban nhân dân tỉnh giao nhiệm vụ quản lý, lưu trữ và cung cấp thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình thông báo cho Sở Tài nguyên và Môi trường về danh mục thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình chuyên dùng (bao gồm loại sản phẩm, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện, vốn đầu tư thực hiện, cơ quan lưu trữ) thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh vào ngày 15 tháng 12 hàng năm;
b) Sở Tài nguyên và Môi trường báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường về danh mục thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình chuyên dùng (bao gồm loại sản phẩm, địa điểm thực hiện, thời gian thực hiện, vốn đầu tư thực hiện, cơ quan lưu trữ) của địa phương vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; đồng thời, thông báo bằng văn bản và giới thiệu trên mạng thông tin điện tử của tỉnh về danh mục thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình cơ bản đang lưu trữ tại Sở và thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình chuyên dùng có trên địa bàn tỉnh.
5. Tiêu hủy thông tin tư liệu:
a) Hàng năm, các sở, ngành có chức năng quản lý việc lưu trữ và cung cấp thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình phải xem xét, đề xuất việc tiêu hủy các loại thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình đã hết giá trị sử dụng và lập tờ trình (bao gồm danh mục, số lượng, lý do cần tiêu hủy) gửi Sở Tài nguyên và Môi trường rà soát việc tiêu hủy đó để tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định tiêu hủy;
b) Các thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình hết giá trị sử dụng là những thông tin tư liệu đã được lưu trữ và sử dụng trong thời hạn ít nhất là mười (10) năm, đã có thông tin tư liệu mới thay thế và không còn giá trị sử dụng vào bất kỳ mục đích nào khác;
c) Trong thời hạn ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ trình, Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm xem xét và tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định;
d) Trong thời hạn không quá mười lăm (15) ngày làm việc kể từ khi nhận được quyết định về việc tiêu hủy thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình, Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thành lập Hội đồng tiêu hủy thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình; Hội đồng gồm có đại diện lãnh đạo của Sở Tài nguyên và Môi trường, đại diện lãnh đạo Trung tâm Công nghệ Thông tin, đại diện Công an tỉnh có trách nhiệm trực tiếp theo dõi ngành. Các thành viên khác của Hội đồng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định;
đ) Việc tiêu hủy thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình đã hết giá trị sử dụng phải thực hiện bằng cách đốt, xén, nghiền nhỏ, hòa tan bằng hóa chất và đảm bảo không thể phục hồi, phục chế lại được;
e) Việc tiêu hủy thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình đã hết giá trị sử dụng phải được lập thành hồ sơ; hồ sơ bao gồm:
- Tờ trình về việc tiêu hủy thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình đã hết giá trị sử dụng;
- Danh mục, số lượng, lý do đối với thông tin tư liệu đã hết giá trị sử dụng;
- Quyết định tiêu hủy thông tin tư liệu đã hết giá trị sử dụng của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
- Biên bản tiêu hủy thông tin tư liệu đã hết giá trị sử dụng;
- Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
g) Hồ sơ về việc tiêu hủy thông tin tư liệu đã hết giá trị sử dụng phải được bảo quản tại cơ quan lưu trữ và cung cấp thông tin tư liệu, ấn phẩm bản đồ địa hình có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn hai mươi (20) năm kể từ ngày thực hiện việc tiêu hủy.