Điều 6. Tiếp nhận và xử lý văn bản đến
1. Đối với văn thư
a) Thực hiện tiếp nhận văn bản điện tử theo quy định tại khoản 2 Điều 21 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Đăng ký văn bản đến: Tiếp nhận văn bản và đăng ký trên Hệ thống QLVBĐH, cập nhật vào Hệ thống QLVBĐH các trường thông tin đầu vào theo quy định tại Mục II thuộc Phần II của Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký trên Hệ thống QLVBĐH phải được lưu nhật ký điện tử trên Hệ thống QLVBĐH đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
Trường hợp các văn bản được gửi đến thông qua hình thức văn bản giấy, văn thư có trách nhiệm số hóa (scan) từ bản chính văn bản giấy đó, gắn tập tin (file) văn bản đã được số hóa vào Hệ thống QLVBĐH, thực hiện ký số cơ quan theo quy định và đăng ký văn bản như tiếp nhận văn bản điện tử đến. Đối với văn bản đến có kèm theo số lượng lớn hồ sơ, tài liệu giấy, văn thư thực hiện tiếp nhận văn bản theo quy trình, còn hồ sơ, tài liệu sẽ được chuyển đến bộ phận, đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý.
c) Chuyển giao văn bản điện tử: trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống QLVBĐH.
2. Đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị: phân công văn bản cho bộ phận xử lý, người xử lý chính.
3. Đối với cá nhân xử lý văn bản
a) Tiếp nhận văn bản đến được phân công.
b) Đối với văn bản đến được phân công xử lý chính, cá nhân kiểm tra hồ sơ, cho ý kiến xử lý hoặc soạn văn bản tham mưu lãnh đạo xử lý kịp thời.
c) Đối với văn bản được phân công phối hợp, cá nhân cho ý kiến gửi đến người xử lý chính để tham mưu thực hiện.
d) Đối với văn bản xem để biết, cá nhân xác nhận văn bản đã được đọc để kết thúc quá trình xử lý văn bản.