Điều 21. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan
1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
a) Phải nghiêm túc sử dụng Hệ thống QLVBĐH; sử dụng chứng thư số chữ ký số của cá nhân, tổ chức do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong thời gian còn hiệu lực để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị phát hành theo đúng quy định.
b) Quản lý, chỉ đạo, đôn đốc việc sử dụng Hệ thống QLVBĐH đúng mục đích, có hiệu quả, đảm bảo bí mật tài khoản người dùng, nội dung thông tin theo quy định tại Quy chế này và các văn bản pháp luật liên quan; thực hiện quy trình ký số hồ sơ, văn bản điện tử theo đúng quy định.
c) Bố trí cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố thông thường trong đơn vị; thông báo kịp thời các sự cố xảy ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý về Sở Khoa học và Công nghệ.
d) Khi có biến động về tài khoản người dùng (tăng, giảm) hoặc khi xảy ra trường hợp tài khoản người dùng bị thu hồi phải có văn bản gửi về Sở Khoa học và Công nghệ theo dõi và hỗ trợ xử lý.
đ) Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm Quy chế này; triển khai thực hiện các nội dung quản lý, sử dụng Hệ thống QLVBĐH đến từng cá nhân trong cơ quan, đơn vị.
2. Trách nhiệm của cá nhân được cấp tài khoản người dùng
a) Phải thường xuyên đăng nhập vào Hệ thống QLVBĐH để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị đúng mục đích và có hiệu quả.
b) Người dùng phải thay đổi mật khẩu sử dụng Hệ thống QLVBĐH theo định kỳ 3 tháng 1 lần để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin trong quá trình sử dụng.
c) Quản lý và bảo vệ mật khẩu đăng nhập vào Hệ thống QLVBĐH, không cung cấp mật khẩu sử dụng Hệ thống QLVBĐH của mình cho người khác, không để người khác sử dụng tài khoản của mình để xử lý công việc, không đăng nhập vào tài khoản người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản người dùng hoặc mật khẩu bị lộ phải thay đổi ngay mật khẩu hoặc báo ngay cho bộ phận quản trị Hệ thống QLVBĐH của cơ quan, đơn vị để kịp thời khắc phục.
d) Quản lý và lưu trữ các hồ sơ, văn bản điện tử của cá nhân; bảo đảm an toàn, bảo mật và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi gửi, nhận qua Hệ thống QLVBĐH.
đ) Không được đính kèm, gửi các văn bản lên Hệ thống QLVBĐH theo quy định tại khoản 1 Điều 3 và Điều 11 của Quy chế này. Khi phát hiện cá nhân, cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống QLVBĐH không đúng mục đích, tập tin đính kèm có virus, mã độc phải kịp thời báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị xử lý hoặc phối hợp Sở Khoa học và Công nghệ để kịp thời xử lý.
e) Khi phát hiện có lỗi phát sinh của Hệ thống QLVBĐH phải báo ngay bộ phận phụ trách về công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị xử lý hoặc phối hợp với đơn vị quản lý để kịp thời khắc phục.
3. Trách nhiệm của văn thư
a) Sử dụng Hệ thống QLVBĐH để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn; số hóa, khai báo các thông số văn bản đi do cơ quan, đơn vị ban hành, thực hiện ký số các văn bản chuyển cho các cơ quan, đơn vị liên quan; phát hành văn bản theo chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
b) Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị theo dõi, báo cáo, thống kê tình hình xử lý văn bản trên Hệ thống QLVBĐH.
4. Trách nhiệm của bộ phận quản trị hệ thống
a) Trách nhiệm của bộ phận quản trị Hệ thống QLVBĐH của từng cơ quan, đơn vị
- Phối hợp với cán bộ quản trị Hệ thống QLVBĐH của tỉnh (cán bộ quản trị của Sở Khoa học và Công nghệ) và các đơn vị có liên quan quản trị Hệ thống QLVBĐH tại cơ quan, đơn vị; kịp thời khắc phục sự cố (nếu có).
- Trực tiếp tạo lập, phân quyền tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị mình; sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị. Trường hợp cần thiết gửi văn bản về Sở Khoa học và Công nghệ để được hỗ trợ.
- Hỗ trợ các cá nhân trong quá trình sử dụng Hệ thống QLVBĐH như: hướng dẫn sử dụng, khôi phục mật khẩu.
- Tham mưu đề xuất thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc cấp phát lại, sửa đổi, bổ sung tài khoản người dùng và phân quyền sử dụng Hệ thống QLVBĐH.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ, đột xuất về việc sử dụng Hệ thống QLVBĐH.
b) Trách nhiệm của bộ phận quản trị Hệ thống QLVBĐH của tỉnh (cán bộ quản trị của Sở Khoa học và Công nghệ)
- Quản trị Hệ thống QLVBĐH của tỉnh như: khởi tạo, khai báo cơ quan, đơn vị trên Hệ thống QLVBĐH; khai báo người dùng các cơ quan/đơn vị, phân quyền sử dụng Hệ thống QLVBĐH; cấu hình liên thông đơn vị; theo dõi tình hình sử dụng, xử lý văn bản của các cơ quan, đơn vị tham gia khai thác, sử dụng hệ thống; khai báo hoặc cập nhật nhóm quyền.
- Quản lý, thống kê báo cáo tình hình sử dụng Hệ thống QLVBĐH của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh có tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống QLVBĐH. - Chịu trách nhiệm phối hợp chỉnh sửa, hỗ trợ cấu hình, tập huấn, hướng dẫn cho người dùng khi sử dụng Hệ thống QLVBĐH. Kiểm thử, kiểm tra các chức năng trên bản nâng cấp của Hệ thống QLVBĐH trước khi thông báo cho các cơ quan, đơn vị đưa vào sử dụng.
- Phối hợp, hỗ trợ quản trị các cơ quan, đơn vị trong quá trình quản trị tại đơn vị khi có yêu cầu.