Điều 5. Nội dung và yêu cầu đối với văn bản điện tử
1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử được tiếp nhận, xử lý, phát hành trên Hệ thống QLVBĐH, bao gồm: nội dung của văn bản điện tử và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.
2. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định về tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản trên Hệ thống QLVBĐH. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư cơ quan, đơn vị báo cáo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
3. Văn bản điện tử phải gửi ngay trong ngày sau khi văn bản đó được ký ban hành hoặc chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu giá trị pháp lý của văn bản được đảm bảo phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải ghi rõ mức độ khẩn, đăng ký, trình và chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
4. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động các trạng thái tiếp nhận, xử lý, phát hành trên Hệ thống QLVBĐH theo quy định.