Điều 4. Phương thức gửi, nhận văn bản điện tử qua môi trường mạng
1. Gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan:
a) Các cơ quan có thể sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, hệ thống Thư điện tử công vụ để gửi, nhận văn bản điện tử.
b) Tùy theo nhu cầu và điều kiện thực tế, mỗi cơ quan phải có quy định, quy trình chi tiết để đảm bảo việc gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, được quán triệt và thực thi một cách toàn diện, đúng với mục đích sử dụng của từng hệ thống thông tin.
2. Gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước:
a) Các hệ thống thông tin phục vụ gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan nhà nước bao gồm: Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, hệ thống Thư điện tử công vụ.
b) Việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan phải thực hiện đúng quy trình và phù hợp với chức năng sử dụng của mỗi hệ thống thông tin, nhằm đảm bảo sự liên thông giữa các hệ thống, giảm tối đa các thao tác xử lý trên phần mềm; giảm chi phí liên quan đến giấy tờ, in ấn và tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, quản lý, sử dụng thông tin, dữ liệu trên các hệ thống.