Điều 13. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. Đối với công tác số hóa cần chỉ đạo việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác số hóa tài liệu trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồng thời bố trí công chức, viên chức có nghiệp vụ thực hiện việc số hóa tài liệu.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng phụ trách lĩnh vực Hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về công tác số hóa tài liệu đồng thời tham mưu cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng phụ trách lĩnh vực Hành chính ban hành quy trình về chuyển giao tài liệu trong quá trình số hóa phù hợp với quy định và thực tiễn của cơ quan, tổ chức.
4. Cán bộ văn thư cơ quan, tổ chức giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng phụ trách lĩnh vực Hành chính hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức đồng thời phối hợp với cán bộ lưu trữ đôn đốc, kiểm tra việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.