Điều 7. Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu
1. Nội dung chủ yếu của công tác chỉnh lý
a) Phân chia tài liệu trong phông theo phương án đã định từ phông ra thành các nhóm.
b) Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý theo Bảng thời hạn bảo quản đã xây dựng.
c) Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản.
2. Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ khi chỉnh lý
a) Sắp xếp theo thứ tự thời gian (ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu): Những văn bản, tài liệu có ngày, tháng, năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản tài liệu có ngày, tháng, năm sau thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng trong việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong các hồ sơ vấn đề, vụ việc mà mỗi vấn đề, vụ việc là một hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp văn bản, tài liệu trong các hồ sơ nguyên tắc.
b) Sắp xếp theo số văn bản: Căn cứ vào số của mỗi loại văn bản để sắp xếp văn bản, văn bản có số nhỏ sắp xếp lên trước, số lớn hơn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan.
c) Sắp xếp theo quá trình theo dõi, giải quyết công việc: Quá trình theo dõi, giải quyết công việc từ khi bắt đầu (mở hồ sơ) đến khi kết thúc việc giải quyết công việc (đóng hồ sơ hoặc kết thúc hồ sơ). Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề để giải quyết vụ việc sắp xếp lên trước, tiếp đến là những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề, vụ việc và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc.
d) Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả:
- Nếu trong một hồ sơ có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, văn bản quan trọng xếp trước, văn bản ít quan trọng xếp sau.
- Nếu trong một hồ sơ có nhiều tác giả thì văn bản của tác giả quan trọng hơn xếp trước.
đ) Sắp xếp theo vần chữ cái: Trong một hồ sơ có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C,….
3. Giai đoạn hoàn thiện công tác chỉnh lý
a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu thiếu thành phần nào thì phải bổ sung đầy đủ. Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệu không cần thiết trong hồ sơ, nếu chưa xác định được rõ ràng thì giữ lại đánh giá sau.
b) Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì.
c) Ghi mục lục văn bản (biên mục bên trong hồ sơ) để thuận tiện cho việc quản lý văn bản và phục vụ tra tìm. Mẫu mục lục văn bản (kèm theo phụ lục số I)
d) Viết chứng từ kết thúc được trình bày tại trang sau bìa hồ sơ theo mẫu Bìa hồ sơ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 của Bộ khoa học và Công nghệ ban hành.
Việc biên mục bên trong hồ sơ và viết chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
đ) Viết bìa hồ sơ
- Bìa hồ sơ viết theo mẫu Tiêu chuẩn quốc gia 9251:2012.
- Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý những nội dung sau:
+ Tên cơ quan: Là tên cơ quan, đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi đầy đủ, không được viết tắt và phải ghi cả tên cơ quan chủ quản (nếu có)
+ Tiêu đề hồ sơ: Là câu tóm tắt về thành phần nội dung văn bản có trong hồ sơ. Đối với những hồ sơ được lập theo Danh mục hồ sơ thì viết tiêu đề hồ sơ theo Danh mục hồ sơ.
+ Ngày tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ.
+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ.
+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
- Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào Lưu trữ cơ quan.
4. Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, trước khi thực hiện số hóa, cán bộ, công chức, viên chức cần tham mưu việc tiêu hủy đối với những tài liệu hết
giá trị.